S-p.su

Антикризисные новости
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Регламент проведения платежей

Порядок согласования, оформления и проведения платежей в Компании

ООО «»
Введено в действие с
«27»_апреля_ 2001 г.
Стандарт Компании
Порядок согласования, оформления и проведения платежей в Компании
Версия 1.0
г. Москва
2001г.

Предисловие
Разработано
Утверждено Распоряжение от «26» 2001г. № 58-Р
Подразделение Отдел консалтинга
Изменено
Подразделение
Оглавление
1.Введение 3
2.Общие положения 3
3.Порядок исполнения Задания на платеж 4
Приложение 1 Форма Задания на платеж 5
Приложение 2 Схема прохождения Задания на платеж в АРИСе 7

1. Введение
1.1. Настоящий Стандарт устанавливает порядок прохождения платежей в ООО «»;
1.2. Принятые термины и обозначения.
— Компания — ООО “”.
— Бюджет Компании – (далее – Бюджет) — документ, определяющий направления, объемы и формы поступления и расходования средств Компании за установленный бюджетный период.
— Смета расходов Компании – (далее – Смета) – составная часть бюджета Компании, отражающая затраты на содержание аппарата управления (стоимость рабочих мест и страховые выплаты). Смета формируется на год, квартал, месяц. Смета ведется в разрезе подразделений Компании.
? Задание на платеж (далее – Задание) — документ, являющийся основанием для осуществления платежей.
? Исполнение задания на платеж — списание средств, указанных в Задании, с одного из счетов Компании.
— Стоимость содержания рабочего места – составная часть расходной части бюджета Компании (сметы) — величина расходов, отражающая затраты на ИТ, аренду, содержание и обслуживание рабочего места сотрудника Компании.
— Реестр на оплату – (далее – Реестр) — список подлежащих проведению платежей, предоставляемый Управлением консолидированных финансов в Бухгалтерию, с приложением соответствующих ЗП;
— Исполнитель Задания на платеж (далее – Исполнитель) – сотрудник Компании, инициирующий платеж в рамках утвержденного бюджета (сметы расходов). Исполнитель несет ответственность за:
— достоверность информации, содержащейся в платежных документах;
— правильность оформления платежных документов и полноту пакета документов;
— наличие всех согласующих подписей на Задании.
— Согласующее лицо – должностное лицо Компании, визирующее Задание на платеж. Назначается Президентом Компании или лицом, им уполномоченным . При необходимости согласующее лицо имеет право потребовать от Исполнителя дополнительные комментарии и разъяснения по проводимому платежу .
1.3. В выполнении операций, предусмотренных данным Стандартом, участвуют:
— Инициатор платежа;
— Управление Корпоративных Финансов (далее -УКФ);
— Бухгалтерия Компании — (далее – Бухгалтерия);
— Отдел финансового планирования и бюджета (далее – ОФП)
— Президент Компании или лицо, им уполномоченное (далее – Президент).
2. Общие положения
2.1. Все платежи, проводимые со счетов Компании, оформляются Заданием на платеж. Задание на платеж является внутренним платежным документом.
2.2. Задание на платеж проходит согласование в бумажном виде с приложением всех сопроводительных документов.
2.3. Согласующее лицо должно принять решение о согласовании или не согласовании Задания на платеж в течение 1 рабочего дня:
— если Задание на платеж поступило до 13.00 текущего дня согласующее лицо обязано принять решение о согласовании текущим днем;
— если Задание на платеж поступило после 13.00 согласующее лицо имеет право принять решение следующим рабочим днем до 13.00.
2.3.1. Задание на платеж и комплект сопроводительных документов хранится в Бухгалтерии Компании.
3. Порядок исполнения Задания на платеж.
3.1. Оформление и исполнение
3.1.1. Исполнитель:
— оформляет “Задание на платёж” по форме Приложения 1, при этом в соответствующих графах Задания указываются Организация-плательщик, реквизиты документа (Договор, Акт, Счет-фактура и т.д.), являющегося основанием данного платежа, сумма, назначение платежа и реквизиты получателя, наименование проекта (в рамках бюджета которого осуществляется платеж);
— подписывает Задание у руководителя подразделения или руководителя проекта;
— проставляет Код проекта (если платеж осуществляется в рамках реализуемого проекта) или указывается принадлежность платежа к текущей хозяйственной деятельности Компании;
— формирует Пояснительную записку к Заданию с комментариями и разъяснениями по проводимому платежу;
— направляет Задание в ОФП.
3.1.2. ОФП :
— проверяет наличие средств в бюджете Компании (смете расходов);
— определяет приоритетность платежей и возможность их осуществления в рамках утвержденного бюджета Компании;
— проверяет не превышение заявленных платежей накопленным итогом общему бюджету проекта/мероприятия;
— подписывает Задание и направляет его в Бухгалтерию либо возвращают его Исполнителю с указанием причины отказа в согласовании.
3.1.3. Бухгалтерия:
— осуществляет общий контроль за наличием оснований платежа и правильностью оформления документов в соответствии с требованиями бухгалтерского учета;
— осуществляет оплату с расчетного счета Компании (отражает платеж в бухгалтерском учете);
— рассматривает платеж с точки зрения налоговой оптимизации и принимает решение об отнесении платежа на прибыль/себестоимость;
— отвечает за налоговую оптимизацию расходов;
— подписывает Задание и направляет его на согласование Президенту, либо возвращает его Исполнителю с указанием причины отказа в согласовании.
— На основании подписанного Президентом Задания проводит платеж в соответствии с действующим в Компании регламентом.
— Передает в ОФП информацию об осуществленных платежах для ведения Реестра платежей и учета расходов по проектам.

Приложение 1
Форма Задания на платеж
На одном листе

(рассылается отдельным файлом)

Приложение 2
Схема прохождения Задания на платеж
На одном листе

Хотите разместить информацию и прайс Вашего предприятия на нашем сайте?

Регламент проведения платежей

На предприятии работает система заявок на платежи, которая призвана сделать жизнь предприятия более предсказуемой, снизить количество или исключить инциденты с контрагентами, вызванные несвоевременными платежами, планово и эффективно распоряжаться средствами предприятия.

В каких случаях создавать.

Заявки на платеж необходимо создавать а) для всех безналичных платежей и б) если суммарно платежи контрагенту за месяц превышают две тысячи рублей при этом выплаты производятся не из подотчетных средств. Исключение составляют платежи за поставки для конкретного клиента на СТО (поиск запчастей на СТО по городу).

Для наличных платежей общей суммой до двух тысяч рублей в месяц на одного контрагента следует использовать подотчет.

Когда (в какой момент) создавать.

Заявки на единовременные платежи необходимо создавать в момент получения информации в случае инициации платежа извне компании, либо в момент принятия решения о необходимости такого платежа.

Заявки на периодические и бюджетируемые платежи должны быть в любой момент времени введены минимум на один месяц вперед.

Объяснение свойств заявки на платеж.

От кого: для безналичных платежей заполняется агент «Счет [Название юр.лица]», если известен банк отправителя – сразу же конкретный счет в банке. Для платежей наличными – предполагаемый пункт выдачи наличных средств: либо подотчетный агент финансового управляющего, либо ящик какого-либо подразделения предприятия.

Читать еще:  Заявление на розыск платежа

Кому: ставится агент, который должен получить платеж. Для безналичных платежей, если у агента есть несколько расчетных счетов необходимо в примечании указать на который из них необходимо перечислить средства. Ответственность за заполнение этого поля лежит на сотруднике, отдел которого отвечает за этот платеж (транспорт, бухгалтерия, поставки итп).

неважный – оплатить когда будет возможность, обязательств по этому платежу у предприятия нет, планы смежных отделов от невыполнения этого платежа не нарушатся

обычный – стандартные платежи для ежедневного поддержания жизнедеятельности компании

важный – нарушение сроков именно этого платежа приведет к нарушению планов предприятия или смежных отделов. При этом оценка возможных затрат на предотвращение или преодоление рисков, вызванных нарушением сроков платежа сопоставима с 10% от суммы платежа, но не менее 1000 рублей.

критичный – нарушение сроков именно этого платежа приведет к серьезному нарушению планов предприятия или смежных отделов. При этом оценка возможных затрат на предотвращение или преодоление рисков, вызванных нарушением сроков платежа сопоставима с суммой платежа, но не менее 5000 рублей.

блокирующий – нарушение сроков именно этого платежа грозит существенными рисками деятельности предприятия в целом.

Сумма к оплате: та сумма, которую мы должны отправить . Ответственный за заявку должен ввести сумму со всеми накладными, за исключением накладных, которые относятся к другим отделам. Другими словами, не обязательно та сумма, которую должен получить агент.

Тип и категория: заполняется согласно отдельно формулируемым требованиям для каждого отдела.

Желаемый срок: самая ранняя дата для возможного совершения платежа, однако при этом не ранее, чем это требуется для обеспечения нормального процесса. Другими словами, если оплата на один день раньше не дает никаких выгод предприятию, то желаемая дата должна быть на один день позже.

Крайний срок: самая поздняя дата для возможного совершения платежа, при совершении платежа позже этой даты возможны штрафные санкции или ухудшения условий работы предприятия с контрагентом – получателем платежа.

Для платежей, по которым у предприятия нет обязательств перед сторонними агентами, желаемый и крайний срок заполняются исходя из соображений целесообразности данного платежа для предприятия. Например, при планировании рекламной акции можно рассмотреть выезд части клиентов на пикник, в этом случае логично обозначить желаемый и конечный срок теплым временем года.

Плановая дата: в момент создания заявки на платеж можно выставлять в значение желаемого срока. В зависимости от состояния документа плановую дату может изменять финансовый директор, либо ответственный за заявку.

Возникновение обязательств: заполняется только в том случае, если у предприятия возникли обязательства перед контрагентом до совершения платежа. Например, при оплате рекламного щита предприятие может отказаться платить за него практически в любой момент до начала размещения, однако, если первого числа месяца щит уже висит, а мы еще не оплатили его размещение, то датой возникновения обязательств необходимо считать именно первое число.

Раздел «Счет»: заполняется данными счета, если таковой имеется. Этот раздел может быть удален в ближайшем будущем, как излишне сложный для заполнения.

Основание: для безналичных платежей необходимо заполнить назначение платежа ровно так, как оно будет введено в платежное поручение. Для этого ответственным за заявки на платежи необходимо выяснить правила заполнения поля «Назначение платежа» банковских платежных поручений у главного бухгалтера предприятия.

Комментарий: любые комментарии, которые помогут при работе с этой заявкой на оплату создающему, ответственному или другим сотрудникам предприятия.

Группа доступа: выставляется в соответствии с правилами для каждого отдела.

Связанные документы: должны содержать все прямые ссылки на связанные с этой заявкой на оплату документы.

Кто создает, в каких состояниях может находиться заявка и кто ответственный за заявку в каждом из состояний.

За заявки, созданные сотрудниками подразделения несет ответственность начальник подразделения.

СтатусОписаниеОтветственность
ЧерновикЗаявка не участвует в планировании финансовых потоков предприятия.Подразделение
Ожидает решенияВ этот статус попадают плановые заявки. Заявка находится на рассмотрении у финансового директора, после рассмотрения директором может попадать в статус Требует уточнения либо в Запланирована.Фин. директор
Требует утвержденияВ этот статус попадают внеплановые заявки (проектные затраты, покупка нового оборудования на внебюджетные суммы итп). Заявка находится на рассмотрении у финансового директора, после рассмотрения директором может попадать в статус Требует уточнения, Запланирована, либо Утверждена.Фин. директор.
УтвержденаСумма заявки утверждена финансовым директором. Требуется полное заполнение заявки.Подразделение
Требует уточненияЗаявка заполнена неправильно либо не полностью. После исправления необходимо перевести в статус Ожидает решения.Подразделение
ЗапланированаПлановая дата в заявке на платеж соответствует реально запланированной дате, заявка ожидает запланированной даты.Фин. директор.
В работеПо заявке оформляется платежное поручение в банк или выдаются наличные средства.Бухгалтерия/фин.директор
ЗавершенаПри необходимости к заявке создан и связан платеж, дальнейших оперативных действий по заявке не требуется.

Правила завершения.

Для безналичных платежей сотрудниками бухгалтерии готовятся платежные поручения в банк, которые подписывает финансовый директор. Для платежей наличными согласовывается касса или подотчетное лицо, которое передает требуемую сумму заявителю или контрагенту.

Платежи по заявкам на платеж вводятся в соответствии со стандартными правилами по оформлению платежей.

Регламент проведения платежей

Согласование платежей.

Любой бизнес нуждается в контроле за расходованием средств. Недостаток денежных ресурсов на счетах компании или, наоборот, их избыток, может привести к серьезным проблемам:

  • нарушениям сроков оплаты по счетам;
  • ухудшению отношений с контрагентами;
  • нехватке ликвидности;
  • использованию заемных средств и т.д.

Поэтому так важно организовать грамотное управление денежными потоками.

Этапы планирования

  1. Бюджетирование.
  2. Оперативное планирование.

На первом этапе составляют бюджет движения денежных средств (БДДС) на квартал, полугодие или на год. Именно утвержденный БДДС используется затем на втором этапе для контроля заявок на расходование денежных средств.

Сложность в том, что на деле БДДС требуется составлять, как минимум, в разрезе Центров финансовой ответственности (ЦФО), а как максимум использовать достаточно большой набор управленческих аналитик.

В программном продукте БИТ.ФИНАНС данная проблема решается наличием широкого предопределенного набора аналитик, а также возможностью легко добавить любую произвольную аналитику.

И что очень важно, в разрезе данных аналитик осуществляется не только планирование, но и автоматический сбор факта.

Читать еще:  Платежное поручение от должника что это

Вторая сложность состоит в том, что сам процесс формирования, согласования и корректировок бюджетов внутри компании достаточно сложный и может занимать большое количество времени.

Также БИТ.ФИНАНС позволяет автоматизировать бюджетный процесс и значительно сократить количество времени и ошибок. В БИТ.ФИНАНС реализовано:

  1. Автоматическое создание задач и оповещений (по почте и Telegram) пользователям о необходимости заполнить бюджеты
  2. Автоматическое создание форм для заполнения БДДС и рассылка их пользователям
  3. Настройка любых алгоритмов и этапов согласования и корректировки бюджетов.

Второй этапоперативное планирование – ставит задачу синхронизации поступления и выплат, а также контроля расходования средств. Осуществляется контроль текущих потребностей компании и прогнозируются поступления средств вплоть до дня.

Один из важных документов оперативного планирования – платежный календарь. Он формирует график денежных потоков на определенный период, что дает гарантию своевременной оплаты платежей и позволяет избежать кассовых разрывов.

Создание регламента проведения платежей

Регламент платежей содержит:

  • запрос на платеж;
  • проверка заявленных расходов в счете с запланированными расходами в БДДС;
  • контроль корректности составления первичных документов к данной заявке;
  • согласование платежа за рамками бюджета (при необходимости);
  • определение приоритетов платежей;
  • проведение платежей по банку;
  • учет проведенных платежей.

Процедура согласования платежей

В регламенте обязательно прописывается процедура согласования платежей, сроки и конкретные действия ответственных лиц.

Необходимо сформулировать и закрепить обязанности и полномочия для каждого сотрудника, который участвует в процедуре согласования платежей. Здесь же прописать их полномочия. Рассмотрим пример в таблице.

Участник согласования платежа

Сотрудник центра финансовой ответственности (ЦФО)

Согласование заявки согласно БДДС

Руководитель функциональной службы

Определение лимита в рамках бюджета

Проверка заявки и документов на корректность составления и соответствия бюджету

Согласование платежей с руководителями ЦФР и генеральным директором

Как внедрить в компании процедуру согласования платежей

  1. Разработать внутренний регламент.
  2. Закрепить в нем правила согласования заявок платежей.
  3. Утвердить дату начала действия новых правил.
  4. Подписать регламент приказом генерального директора.
  5. Подготовить краткие инструкции по новым правилам для каждого сотрудника, который будет участвовать в согласовании.
  6. Ознакомить с правилами сотрудников, которые будут участвовать в согласовании.
  7. Протестируйте положение о согласовании платежей.

Согласование, контроль и оплата платежей в программе БИТ.ФИНАНС

Рассмотрим подробно процесс согласования платежей в программе БИТ.ФИНАНС.

Этап 1. Формирование заявки

Исполнители формируют «Заявки на расходование денежных средств», в которых указывают всю необходимую управленческую аналитику.

Этап 2. Прикрепление к заявке внешних файлов

В программе есть возможность прикрепить к заявкам любые файлы, в том числе отсканированные документы — основания платежа.

Этап 3. Контроль заявок по бюджету

При проведении заявки на расходование денежных средств контролируются на соответствие утвержденному БДДС.

При превышении заявки запланированной в бюджете суммы, документ не проводится, а пользователь получает информационное сообщение с подробным описанием причин:

В том случае, если пользователь хочет, чтобы все-таки заявка была проведена и оплачена, он может выбрать один из трех вариантов действий:

  1. Скорректировать сумму в заявке до соответствующей остатку лимита
  2. Нажать на кнопку «Оплатить за счет» и выбрать статью с доступным лимитом, за счет которой будет проведена оплата.
  3. Установить флаг «Сверх бюджета». В этом случае заявка проведется, но она будет согласовываться по особому маршруту.

Этап 4. Согласование заявок

В программе БИТ.ФИНАНС. можно настраивать произвольные маршруты согласования заявок на расходование денежных средств и реестров платежей.

В продукте имеется Рабочее место визирования для группового согласования документов.

Обратите внимание, что у вас есть возможность визировать документы с помощью мобильного устройства из любой точки мира. Для этого предназначено бесплатное мобильное приложение БИТ.ФИНАНС.

Этот удобный инструмент позволит:

  • визировать документы непосредственно на мобильном устройстве;
  • просматривать детали визируемого документа;
  • оставлять комментарии к принятому решению;
  • ставить задачи пользователям.

Этап 5. Оплата заявок

В БИТ.ФИНАНС можно формировать Платежный календарь и ежедневные Реестры платежей.

На основании реестров платежей казначей или бухгалтер может автоматически создавать платежные документы, значительно экономя своё время.

Если у вас возникают вопросы как организовать казначейство в 1С, настроить бюджетирование в программах 1С, просто звоните в офисы Первого Бита, наши специалисты проконсультируют и на опыте внедрения в других компаниях покажут как это можно реализовать.

Регламент исполнения платежного календаря

1. Общие положения

1.1. Назначение документа

Регламент процесса исполнения платежного календаря содержит порядок и требования к действиям сотрудников компании при осуществлении тех или иных оплат (платежей) с целью упорядочивания производимых платежей, а также повышения эффективности использования денежных средств компании.

2. Условия и ограничения

2.1. Процесс исполнения платежного календаря

Работа по исполнению платежного календаря начинается с получения:

сотрудником компании счета от контрагента;

любого другого документа-основания, на основании которого будет производиться списание или выдача денежных средств.

2.2.1. Реестр платежей должен быть сформирован к 18-00 дня, предшествующего оплате.

2.2.2. В случае если в ходе выполнения процесса бухгалтер по работе с банком сталкивается с необходимостью замены счета либо в случае любых непредвиденных ситуаций, при проведении платежей, то он сообщает об этом руководителю финансового департамента, который принимает решение по выходу из сложившейся ситуации.

3. Требования к процедурам

3.1. Формирование запроса на платеж

3.1.1. Сотрудник компании формирует запрос на осуществление платежа либо выдачу денежных средств через кассу, при возникновении потребности в оплате услуг, ТМЦ и прочих расходов.

3.1.2. В обязанности сотрудника входит:

проверка соответствия выставленного счета договору, плану платежей и т. д., при необходимости он уточняет данную информацию у контрагента либо коммерческого директора;

проверка того, не был ли требуемый платеж уже оплачен ранее, в случае необходимости связывается с контрагентом и уточняет информацию о поставках и оплатах;

передача счета, распоряжения или иных документов, с указанием номеров утвержденных заявок и фактически оплачиваемых сумм по ним, коммерческому директору для дальнейшего согласования.

3.1.3. Запрос на платеж должен быть подготовлен и направлен на согласование коммерческому директору не позднее 18-00, минимум за 2 дня до проведения необходимого платежа.

3.2. Проверка возможности осуществления платежа

3.2.1. Коммерческий директор после получения запроса на платеж от сотрудника компании проверяет возможность осуществления платежа. При этом коммерческий директор должен:

проверить, не был ли счет оплачен ранее, предполагаемые сроки оплаты, сроки поставки, при необходимости уточнить данную информацию в казначействе или бухгалтерии;

идентифицировать платеж в платежном календаре, а также статьи затрат, по которым запланированы требуемые денежные средства;

Читать еще:  Произвести авансовый платеж

сопоставить заявленные сотрудником расходы в счете с расходами в утвержденном плане платежей;

проверить наличие и количество кредиторской задолженности поставщику, условия поставки и т. д. На основании проведенной проверки оценить приоритетность заявки, возможность ее утверждения или переноса;

проверить правильность отнесения тех или иных заявок по статьям бюджета. В случае необходимости внести корректировки или дать соответствующие указания сотруднику, инициировавшему заявку;

при отсутствии возражений относительно суммы и сроков оплаты завизировать заявку на платеж, указав дату акцептования, и возвратить ее ответственному сотруднику для дальнейшей передачи в казначейство компании.

3.2.2. Заявка на платеж должна быть проверена коммерческим директором и отправлена в казначейство не позднее 14-00, за 1 день до осуществления необходимого платежа.

3.3. Согласование внебюджетных платежей

3.3.1. Финансовый директор согласует все заявки на платеж, которые изначально не были учтены в плане платежей компании, после получения запросов на данные платежи от сотрудников компании.

3.3.2. В ходе согласования запроса на платеж финансовый директор может:

уточнить данные о необходимости платежа у коммерческого директора и руководителей профильных отделов;

принять решение о возможности проведения внебюджетного платежа;

перенести на следующий день прочие платежи для проведения внебюджетного платежа, при необходимости согласовать данное решение с генеральным директором компании.

3.4. Формирование реестра платежей на следующий день

3.4.1. Сотрудники казначейства проверяют заявки на платеж, поступающие от сотрудников компании, и формируют реестр платежей на следующий день, ежедневно, на основании предоставленных запросов, декадного плана платежей и внебюджетных платежей, утвержденных финансовым директором.

3.4.2. При этом сотрудники казначейства обязаны:

проверить заявку на соответствие бюджету и наличие визы коммерческого директора;

сопоставить сумму, указанную в заявке на платеж, с расходами в утвержденном плане платежей с учетом остатка денежных средств по соответствующей статье расходов;

проверить, оплачивались ли данные счета, распоряжения и заявки ранее. В случае если данные платежи уже совершались – уточнить необходимость повторного платежа у коммерческого директора и финансового директора компании;

в случае если указанные расходы учтены в плане платежей на декаду, не оплачивались ранее и по ним достаточно запланированных денежных средств, заявку завизировать, на обратной стороне указать дату;

сделать копии завизированных документов и передать их сотруднику, оригиналы документов остаются в казначействе.

3.4.3. За 1 день до даты, на которую формируется реестр платежей, сотрудники казначейства:

формируют реестр платежей компании на следующий день, в который в обязательном порядке включают все акцептованные заявки на платеж, в том числе и заявки на внебюджетные платежи, утвержденные финансовым директором. В случае включения в реестр внебюджетных платежей, они должны быть отмечены в специальном поле реестра платежей и платежного календаря «вне плана»;

информация по счетам и распоряжениям на оплату должна быть занесена в реестр платежей с разбивкой по банкам и назначениям платежей.

3.4.4. На следующий день, на который формируется реестр платежей, сотрудники казначейства:

проверяют в системе «Банк-Клиент» остаток денежных средств на расчетных счетах компании;

указывают в реестре платежей информацию о сумме остатков денежных средств на расчетных счетах компании по каждому банку отдельно, с указанием валют;

сохраняют сформированный реестр платежей (проект реестра платежей) в специальной папке и по электронной почте высылают финансовому директору ссылку на сформированный реестр.

3.5. Распределение платежей

3.5.1. Финансовый директор распределяет платежи на день, после получения реестра платежей (проекта реестра платежей) от сотрудников казначейства.

3.5.2. При распределении платежей на день финансовый директор совершает следующие основные действия:

знакомится с информацией об остатке денежных средств на расчетных счетах компании и реестром платежей на день;

на основании субъективного мнения распределяет платежи, указанные в реестре платежей, по банкам (по возможности с учетом приоритетов, установленных начальниками отделов и коммерческим директором);

сохраняет утвержденный реестр с распределенными платежами в специальной папке.

3.6. Проведение платежей по банку

3.6.1. Сотрудники казначейства проводят оплату счетов и распоряжений после получения сообщения от финансового директора о готовности реестра платежей.

3.6.2. При этом сотрудники казначейства выполняют следующие действия:

делают копию утвержденного финансовым директором реестра платежей у себя на локальном диске;

подписывают счета у главного бухгалтера;

осуществляют оплату счетов и распоряжений согласно утвержденному реестру платежей с помощью системы «Банк-Клиент»;

указывают факт выполнения того или иного платежа в своей копии реестра платежей;

не оплаченные по той или иной причине счета хранят отдельно, для дальнейшего включения в реестр платежей.

3.6.3. Проведение оплат должно быть выполнено до окончания текущего банковского дня.

3.6.4. В случае если в ходе выполнения процедуры казначей сталкивается с ситуацией необходимости замены счета, то он сообщает об этом сотруднику, инициировавшему платеж.

3.6.5. В случае если в ходе оплаты счета у казначея возникают какие-либо проблемы (не проходит оплата, не хватает ДС и т. п.), он сообщает об этом руководителю финансового отдела, который принимает решение по выходу из сложившейся ситуации.

3.6.6. Казначей может вернуть счет на переоформление в связи с неисполнением получателем платежа своих обязательств по договору либо в связи с наличием других нарушений.

3.7. Учет произведенных платежей и оповещение руководителей

3.7.1. Сотрудник казначейства оповещает руководителей отделов об оплаченных и неоплаченных счетах и распоряжениях на следующий день после получения реестра платежей с указанием факта оплаты:

в виде электронного письма информирует всех руководителей отделов о том, что из их запросов было оплачено за прошедший день, а что нет (с указанием номера заявок, даты оплаты, суммы, номера счета);

сводит факт оплат по реестру платежей за прошедшей день. То есть на основании своей копии реестра платежей вводит факт оплаты в изначально утвержденный реестр платежей за прошедший день.

4. Контроль выполнения

Контролирует выполнение данного регламента руководитель финансового отдела компании.

При обнаружении нарушений в соблюдении требований регламента руководитель финансового отдела проводит анализ ситуации, в результате которого может принять следующие решения:

если нарушение связано с недостаточным знанием и пониманием нарушителем требований данного регламента, проводит с ним разъяснительную работу;

если нарушение связано с недобросовестным выполнением сотрудником своих должностных обязанностей, имеет право наложить штрафные санкции согласно установленному порядку (см. положение о мотивации компании);

если нарушение является систематическим, разрабатывает изменения данного регламента.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты 220 Вольт
Adblock
detector
×
×