S-p.su

Антикризисные новости
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Срок хранения первичных учетных документов

Хранение первичной бухгалтерской документации

Любая хозяйственная операция в жизнедеятельности экономического субъекта должна быть подтверждена документально. Иначе факт не может быть отражен в учете. Для этих целей предусмотрена отдельная категория документации — первичный документ. Первичка — это формуляр, определяющий обстоятельства, условия и характеристики конкретного факта хозяйственной жизни организации. Информация из первичных бланков является основой для внесения в учетные регистры и затем — составления финансовой отчетности. Также первичка является подтверждением правильности и правомерности исчисления налогов, сборов и взносов.

Именно поэтому организации так важно обеспечить сохранность документов. Причем для выполнения этой цели предусмотрены свои особенности и требования.

Порядок и правила хранения

Законодательные нормативы определяют лишь общие рекомендации по организации хранения документации в учреждениях. Индивидуальные принципы должны быть закреплены в каждом экономическом субъекте самостоятельно. В организации следует утвердить специальный порядок или правила хранения бухгалтерской документации. При разработке положения руководствуйтесь:

  1. Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 № 105, которое устанавливает правила хранения первичных документов в государственных (муниципальных) учреждениях.
  2. Федеральным законом № 125-ФЗ.
  3. Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
  4. Приказом Минфина № 256н от 31.12.2016.
  5. Приказом Минкультуры России № 558 от 25.08.2010.
  6. Иными распоряжениями вышестоящих министерств, ведомств и отраслевыми приказами.

По общим рекомендациям, в компании следует определить ответственного работника, в обязанности которого будет входить ведение архивного дела. Для обеспечения сохранности обычно отводится отдельное помещение, соответствующее требованиям безопасности. Архивная комната или склад оборудуется стеллажами, шкафами или даже сейфом. Например, если в архиве хранятся бланки строгой отчетности.

Правила работы с первичкой следует определить в зависимости от вида документов. Например, первичные бланки могут быть оформлены не только на бумажных носителях. Электронная форма становится все популярнее. Для каждой категории бумаг разработайте индивидуальный алгоритм на хранение первичной бухгалтерской документации и ее обработку.

Бумажные формуляры

Положение о хранении бумаг должно содержать конкретные нормы и алгоритм действий. К примеру, закрепите ответственного работника бухгалтерии, который будет заниматься оформлением и передачей первички в архив. Также определите срок передачи. Например, ежегодно, до 1 апреля.

Передачу первички в архив необходимо оформить документально. Для этого составляется специальная опись. Формат сопроводительной описи разрабатывается в компании самостоятельно. Рекомендуем использовать следующие реквизиты:

  1. Номер по порядку.
  2. Индекс и заголовок дела.
  3. Количество листов в папке, деле.
  4. Срок хранения первичной бухгалтерской документации.
  5. Дата сдачи в архивный отдел.
  6. Сведения об ответственном лице (Ф.И.О., должность, подпись).

Прием документации должен быть тоже задокументирован. Для этого делается соответствующая запись в специальном регистрационном журнале. Графы регистра раскрывают информацию о фактическом поступлении бумаг (количество, наименование и индексы дел, ответственные и дата передачи).

Первичка в электронной форме

Электронные формуляры хранятся в ином порядке. Но все же индивидуальные правила хранения первичной бухгалтерской документации компания определяет самостоятельно. Общие рекомендации содержатся в новом ФСБУ (Приказ Минфина № 256н). Нормативы закреплены в Приказе Минкультуры № 558.

Предусмотрите правила хранения первичной бухгалтерской документации и внедрите их на предприятии:

  1. Хранение первички в электронном формате должно производиться путем создания резервной копии данных.
  2. Сведения в резервной копии формируются в хронологическом порядке.
  3. Информация должна быть сгруппирована по категориям и видам формуляров для удобства работы.
  4. Резервная копия создается за отдельный период времени, продолжительность которого определяется фирмой самостоятельно. Например, отчетный квартал, полугодие или год.
  5. Информация подлежит записи на внешний носитель данных. Например, диск, флешка или внешний жесткий диск.
  6. Информация удостоверяется электронной подписью уполномоченного лица. К примеру, ЭП главного бухгалтера.
  7. Внешний носитель следует подписать. Например, на лицевой стороне диска указать следующие реквизиты:
  • дата, когда была сформирована резервная копия;
  • период, за который подготовлена информация;
  • вид первички;
  • общий объем информации;
  • порядковые номера журналов учета;
  • сведения об ответственных лицах.

Хранить копии следует в сейфе или в ином, специально оборудованном помещении. Необходимо назначить ответственного работника, который будет систематически осуществлять архивирование и резервное копирование информации.

Централизованная бухгалтерия

Ведение бухгалтерского учета может быть передано сторонней фирме или, к примеру, централизованной бухгалтерии. В таком случае между компаниями оформляется договор на бухгалтерское обслуживание. Причем правила и сроки хранения бухгалтерской документации должны быть обозначены в отдельном порядке. Рекомендуется подготовить дополнительное соглашение с обслуживающей компанией.

В соглашении учтите все особенности и требования к ведению документооборота и хранения бумаг. Иначе обслуживающая фирма не будет нести ответственность за сохранность и правильность оформления документов.

Сроки хранения

Нормы налогового и бухгалтерского законодательства в вопросе о хранении документации расходятся. К примеру, статья 23 НК РФ обязывает налогоплательщика обеспечить сохранность подтверждающих бумаг в течение 4 лет. Речь идет о формулярах, используемых в расчетах сумм налогов, сборов и взносов, уплачиваемых в бюджет.

Если компания учитывает при налогообложении убытки прошлых периодов, то документацию следует хранить в течение всего срока, пока фирма уменьшает налоги.

По бухгалтерским нормам, сроки хранения документации в организации больше. Обеспечить сохранность бухгалтерской первички следует на пять лет. При условии, что этот период был проверен, то есть была проведена ревизия.

Какие сроки применять в работе? Представители ведомств определили, что никакой путаницы в вопросе нет и быть не может. В налоговом законодательстве речь идет только о той документации, которая участвует при исчислении налогообложения. А бухгалтерская — при составлении проводок и финансовой отчетности. В теории все просто. Но как на практике разделять документы на налоговые и бухгалтерские, непонятно.

Чтобы избежать проблем с контролерами, руководствуйтесь памяткой:

Срок хранения документа

Примечание или существенное условие

Положения учетной политики компании. К таковым относят:

  • утвержденный рабочий план счетов;
  • установленные формы первички, применяемые в организации;
  • график документооборота;
  • прочее.

Учетные регистры и журналы бухучета, предназначенные для систематизации хозяйственных операций.

  • накопительные ведомости;
  • журналы операций;
  • оборотные и оборотно-сальдовые ведомости;
  • расчетно-платежные ведомости;
  • кассовая книга;
  • главная книга;
  • инвентарные списки;
  • прочее.

При условии проведения проверки (ревизии) за соответствующий период времени.

Первичные формуляры и все приложения к ним. Любые виды документов, в которых зафиксирован факт хозяйственной жизнедеятельности компании, явившийся основанием для отражения операции в бухучете.

  • чеки;
  • квитанции;
  • БСО;
  • табели;
  • накладные;
  • авансовые отчеты;
  • ордера кассовые;
  • иное.

При условии проведения проверки (ревизии) за отчетный период.

Исчисление срока хранения

С периодами обеспечения сохранности первички определились. Теперь обозначим, с какого момента начинать этот срок высчитывать. Если неправильно определить отсчетную точку, можно нарваться на санкции от контролеров.

В соответствии с п. 2 ст. 21.1 закона № 127-ФЗ, срок хранения документации следует исчислять с 1 января года, следующего за годом, в котором они были завершены делопроизводством.

Ответственность и штрафы

За несоблюдение требований законодательства в части сохранности документации предусмотрены значительные штрафные санкции. Статья 120 НК РФ устанавливает следующие штрафы, если правила и сроки хранения первичной документации были нарушены:

  • 10 000 рублей, если компания не предоставила бухгалтерские и налоговые документы, относящиеся к одному налоговому периоду, то есть штраф выписывают за то, что в течение налогового периода компания не вела бухгалтерский и налоговый учет;
  • 30 000 рублей, если аналогичное нарушение было выявлено сразу в нескольких отчетных периодах;
  • 40 000 рублей (минимум) или 20% от суммы неуплаченного налога, если отсутствующая документация привела к занижению налоговой базы.
Читать еще:  Ведение бухгалтерского учета первичной документации

Помимо штрафов с юридического лица, налоговики могут оштрафовать и руководителя. Например, штраф от 2000 до 3000 рублей на директора организации, в которой были нарушены правила и сроки хранения первички ( ст. 15.11 КоАП РФ ).

Уничтожение документов

По истечении установленных сроков от первички следует избавиться. Просто выкинуть бланки и формуляры нельзя. Как и нельзя сдать бумаги в макулатуру. Важно соблюсти требования по уничтожению документации.

Чтобы уничтожить первичку, необходимо действовать в следующем порядке:

  1. Создать специальную комиссию. В состав комиссии обязательно включите руководителя организации, архивного работника, главбуха и иных специалистов по желанию.
  2. Утвердите приказ об уничтожении. В распоряжении пропишите, какую конкретно документацию следует уничтожить.
  3. Проведите экспертизу. Комиссия в полном составе должна обследовать бумаги на факт истечения срока хранения.
  4. Составьте акт. В нем отразите заключения экспертной комиссии по рассматриваемому вопросу. Причем акт составляют в произвольной форме.
  5. Уничтожьте документы.
  6. Передайте акт об уничтожении в архив.

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Зачем хранить бухгалтерские документы

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и утвержденным перечнем сроков хранения.

О том, на какие группы делятся документы, возникающие в деятельности организации, и какими могут быть сроки их хранения, читайте в статье «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ

Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

  • перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
  • закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
  • в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

Разбираемся со сроками на примере

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.

Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье .

Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.

Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»

Документ ООО «Ландшафтный дизайн»

Срок хранения согласно перечню

Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности

В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор

Договоры и дополнительные соглашения к ним

В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в конкретных статьях перечня)

Доверенности на получение денег и ТМЦ

Не менее 5 лет после истечения срока действия доверенности или ее отзыва

Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат

Не менее 6 лет (с 18.02.2020, ранее был установлен срок 5 лет)

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Реестр сведений о доходах физлиц

Не менее 5 лет (с 18.02.2020, ранее был установлен срок 75 лет)

Трудовые договоры и личные карточки работников

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Табели, журналы учета рабочего времени

Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)

Сведения о доходах физлиц

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность

Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов

Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др.

Карточки учета основных средств

Не менее 5 лет после выбытия объекта

Декларации (расчеты) по всем видам налогов

Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные)

Сведения, представляемые в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета

Не менее 5 лет, в электронной форме — 75 лет

Отчетность в статистику:
– годовая и с большей периодичностью, единовременная;
– полугодовая и квартальная;

– Постоянно*.
– 5 лет или постоянно* при отсутствии годовых.
– 3 года или постоянно* при отсутствии годовых, полугодовы, квартальных.

Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах

Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.

Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

Более подробно о сроках хранения налоговой документации, документов по страховым взносам, в том числе по взносам от несчастных случаев, смотрите в Готовом решении от КонсультантПлюс.

Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

Читать еще:  Счет 67 в бухгалтерском учете

ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале .

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.

Иные случаи увеличения срока хранения первички

Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.

Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2019 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2033 года.

Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2019 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2023 года.

Итоги

Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).

Сроки хранения документов

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухучета, бухотчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.

В целях главы 25 НК налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, которыми признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные при осуществлении деятельности, направленной на получение дохода .

Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК налогоплательщики обязаны в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК.

Такие разъяснения дает Минфин в письме № 07-01-09/25966 от 18.04.2018.

Сроки хранения отдельных документов

Вид документаСрок хранения
Первичные учетные документы (кассовые, банковские документы, акты о приемке, сдаче и списании имущества, накладные и другие) 15 лет
Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера и другие) 1
Кассовые книги, оборотные ведомости
Книги регистрации счетов, доверенностей, платежных документов
Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики
Расчетные (расчетно-платежные) ведомости 2
Акты документальных ревизий; акты проверок кассы, правильности взимания налогов 1
Договоры, соглашения всех видов
Справки, акты, обязательства, переписка по дебиторской задолженности, недостачам, растратам, хищениям
Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов
Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах 3
Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов, об освобождении от них, о предоставленных льготах, отсрочках по уплате налогов
Договор банковского счета
Переписка о финансово-хозяйственной деятельности
Бухгалтерская и статистическая отчетность, балансы организации, объяснительные записки к ним;
отчеты по налогам:
— годовыеПостоянно
— квартальные5 лет (при отсуствии годовых—постоянно)
— месячные1 год (при отсуствии годовых, квартальных—постоянно)
Лицевые счета работников75 лет
Личные дела:
— руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, а также работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степениПостоянно
— остальных работников75 лет
Трудовые договоры, трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел, личные карточки работников (включая временных)
Документы лиц, не принятых на работу1 год
Перечень лиц, имеющих право подиси первичных документовДо замены новыми
Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке имущества организацииПостоянно
Акты приемки и передачи зданий, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду, собственность организации
Документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами

1 При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, следственных и судебных дел документы сохраняются до вынесения окончательного решения

2 При наличии лицевых счетов работников. При их отсутствии — срок хранения 75 лет

3 После снятия с учета

Федеральный закон от 06.12.11 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Статья 9. Первичные учетные документы

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Налоговый кодекс РФ
Статья 23. Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)

1. Налогоплательщики обязаны:

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

. При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности — стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Первичная документация: срок хранения

Документы первичного учета составляют в момент осуществления хозяйственных операций. Список первичных документов в зависимости от типа сделки может быть разным. Разные у этих документов и сроки хранения.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в отношении хранения документации устанавливает такие правила:

первичные документы, бухгалтерские регистры, финансовая отчетность, аудиторские заключения подлежат хранению организацией в течение сроков, устанавливаемых правилами архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ);

учетная политика и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ);

организация должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (п. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ); — хранение документов бухгалтерского учета должен организовать руководитель компании (п. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ).

Общий срок хранения документов, согласно Налоговому кодексу – 4 года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Сроки хранения отдельных первичных документов установлены Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. В таблице представлены основные первичные документы со сроками их хранения.

Тип документаКогда составляетсяСрок хранения
ДоговорПри обсуждении условий сделкиДоговоры аренды недвижимого имущества – 10 лет, движимого имущества – 5 лет после истечения срока действия договора.
Договоры банковского счета – 5 лет.
Договоры дарения имущества – до ликвидации организации.
Договоры о сотрудничестве с международными и иностранными организациями – постоянно.
Договоры об оказании аудиторских услуг – 5 лет.
Договоры эксплуатации, ремонта, аренды внутренней связи — 5 лет после истечения срока действия договора.
Выписка с расчетного счетаПри оплате по сделке5 лет
Кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, БСОПри оплате по сделке5 лет
Товарная накладнаяПри получении товара или услуги50 лет
Акт выполненных работ/оказанных услугПри получении товара или услуги50 лет

Обязательные первичные документы

Перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;

акт выполненных работ (оказанных услуг).

Договор

Заключается при осуществлении сделки. В нем прописываются детали предстоящих операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг. Договор оформляется в двух экземплярах с подписями каждой из сторон.

Для некоторых сделок письменная форма договора не требуется. Например, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Счет на оплату

В счете на оплату которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги. Если покупатель согласен с условиями сделки, он оплачивает выставленный счет.

Кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Эти документы позволяют подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К этой группе платежных документов также относятся платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом.

Товарная накладная или товарный чек

Накладные используются преимущественно организациями для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Лицо, отпускающее товар, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Акт — это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Счет-фактура

Счет-фактура контролирует движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам.

Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты 220 Вольт
Adblock
detector