S-p.su

Антикризисные новости
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Требования к акту сверки взаимных расчетов

Энциклопедия решений. Акт сверки с контрагентом

Акт сверки с контрагентом

Акт сверки не является обязательным документом для участников гражданского оборота и его составление не предусмотрено законодательством. Он является средством фиксации результатов контроля контрагентами исполнения договорных обязательств.

Не являясь первичным документом, признаки которого закреплены в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», акт сверки помогает не только установить факт существования задолженности, но и нередко, просто помогает выявить ошибку в расчетах с контрагентами.

Составление акта сверки взаиморасчетов можно также отнести к обычаю делового оборота. Это сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством.

Поэтому организация вправе самостоятельно определить в учетной политике порядок оформления и документооборот актов сверки по согласованию с контрагентами, в том числе и возможность обмена факсимильными копиями названного документа (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

Внимание

Форма акта сверки и отраженная в нем информация являются предметом согласования заинтересованных сторон (организации и ее контрагентов). Периоды, за которые контрагенты будут обмениваться актами сверки расчетов, также устанавливаются договором с контрагентом.

Акты сверки составляются по состоянию на отчетную дату и оформляются по каждому контрагенту (дебитору и кредитору) в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

Указанные акты подписываются обеими сторонами. Данное обстоятельство означает подтверждение наличия задолженности или исполнение сторонами своих обязательств и отсутствие каких-либо претензий друг к другу. При этом акт сверки не является гарантией или обеспечением обязательства погашения задолженности.

Внимание

По мнению налоговых органов, выраженному в письме ФНС России от 06.12.2010 N ШС-37-3/16955, подписание акта сверки должником является совершением обязанным лицом действия, свидетельствующего о признании имеющегося долга. Суды соглашаются с этим только с учетом совокупности всех доказательств по конкретному делу (см. например, постановление Президиума ВАС РФ от 12.02.2013 N 13096/12).

Подписанные акты вместе с сопроводительным письмом направляются контрагенту для согласования расчетов. Контрагент в полученном акте отражает свои сведения о расчетах, то есть тем самым либо подтверждает, либо опровергает данные организации, составившей акт. Один экземпляр акта возвращается контрагентом в организацию.

Однако контрагенты не всегда возвращают направленные им акты сверки. Кроме того, акт сверки может вернуться, когда сроки сдачи годовой отчетности истекут.

Согласно п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными. Это означает, что организация имеет право настаивать на правильности своих записей (пока их неправильность не будет доказана контрагентом) и признавать свои расчеты верными и в отсутствие актов сверки.

Кроме того, учитывая, что обязательность оформления направленных актов сверки другой стороной законодательством не предусмотрена, в случае отсутствия акта, подписанного контрагентом, организация отражает сумму расчетов по данным бухгалтерского учета на основании имеющихся у нее первичных документов.

Как правильно проверить и заполнить форму акта сверки взаиморасчетов

«Доверяй, но проверяй» – это ключевой принцип в работе с дебиторами и кредиторами. Достоверность бухгалтерского учета достигается путем периодических уточнений учетных записей.

Самым распространенным приемом для этого в отечественной бухгалтерской практике остается обмен актами сверки взаимных расчетов.

Для чего он нужен

Акт сверки взаиморасчетов – это документ бухгалтерского оформления, который отражает:

  • движение продукции (работ, услуг) и денежных средств между двумя контрагентами за определенный период;
  • наличие или отсутствие задолженности одной стороны перед другой на определенную дату.

Акт – это не первичный документ, потому что не подтверждает факт уплаты денежных средств другому лицу, и его использование никак не изменяет финансовое положение сторон. По сути, это технический документ, использование которого в большинстве случаев является добровольной инициативой бухгалтера.

Его рекомендуют использовать в таких ситуациях:

  • долгосрочное сотрудничество с наличием регулярных поставок товаров или услуг;
  • заключение нескольких договоров с одним партнером или составление дополнительных соглашений к существующим договорам;
  • предоставление поставщиком отсрочки платежа;
  • перечисление покупателем большой суммы предоплаты (аванса) в условиях регулярных поставок;
  • очень высокая стоимость товара;
  • предметом договора является продукция широкого ассортимента.
Читать еще:  Налоговая база формула расчета

Также он составляется во время ежегодной или ситуационной инвентаризации расчетов. В этой ситуации важно понимать, что отражение в учете долгов перед дебиторами и кредиторами происходит в размере, который признается самим предприятием правильным на основании договоров, приказов руководителей и первичных документов, подтверждающих движение товаров и денег.

Рассылать акты сверки всем своим дебиторам и кредиторам, чтобы убедиться, совпадают ли суммы, не требуется. Тем более, что на их основании нельзя будет сделать никакие бухгалтерские записи, в том числе и откорректировать размер долга.

Если для управленческих целей крайне важно обязать своего партнера обмениваться такими актами, эту процедуру, ее периодичность и штрафные санкции за несоблюдение нужно прописать в договоре.

Зачем нужен и как заключается договор на возмездное оказание услуг с физическим лицом — читайте здесь.

Роль документа в судебном процессе

Важно помнить, что в случае судебных разбирательств по поводу выполнения условий договора или взыскания задолженности акт сверки может принести пользу. Но отечественная судебная практика содержит разное отношение к его наличию у потерпевшей стороны:

  • Подписанный акт сообщает всего лишь о состоянии расчетов, но не подтверждает факт, что один из участников процесса признает долг. Также он не является основанием для прерывания сроков исковой давности (Постановление по делу № А65-7955/2009 ФАС Поволжского округа от 25.12.2009 и Постановление по делу № А29-2498/2012 ФАС Волго-Вятского округа от 14.12.2012).
  • Он может служить косвенным доказательством, что одна сторона признает долг перед другой (подписанный акт) или доказательством отказа признавать долг (неподписанный акт) (Постановление по делу № А57-1313/2013 ФАС Поволжского округа от 02.12.2013).

Как видно, каждый хозяйственный спор всегда будет иметь свое индивидуальное решение. Все же лучше попытаться подписать акт сверки со своим партнером на тот случай, если деловые отношения с ним вдруг зайдут в глухой угол. И никогда не будет лишним напомнить дебитору о его долге.

Порядок составления документа, кто его подписывает

Акт сверки в двух экземплярах оформляется любым участником договора. Документ обязательно подписывает уполномоченное лицо, которым может выступать:

  • индивидуальный предприниматель;
  • руководитель (президент компании, генеральный директор или директор), действующий на основании Устава;
  • другой сотрудник, действующий на основании доверенности.

Чаще всего также требуется подпись главного бухгалтера, поскольку он наделен правом второй подписи на финансовых документах.

Наличие подписи только главного бухгалтера допустимо в порядке внутреннего контроля полноты расчетов, но в случае возникновения спорных ситуаций такой документ не будет иметь юридической силы.

В документе отражается фактическое состояние расчетов, основываясь на бухгалтерских данных, и выводится сумма задолженности на конечную дату указанного периода. После этого оба экземпляра оправляются по почте или в сопровождении уполномоченного представителя контрагенту.

Другая сторона должна сверить предоставленную информацию со своими бухгалтерскими данными. В случае признания правильности расчетов второй экземпляр с подписью руководителя, главного бухгалтера и оттиском печати возвращается тому, кто составил акт.

Если в результате сверки обнаружились расхождения, то они указываются в этом же документе или отдельном реестре расчетов, который прилагается к акту. Отказ подписать документ является законным правом партнера (если это не обязательное условие договора). Но иногда это может означать, что дебитор отказывается признавать свой долг.

Оптимальные сроки сверки

Период уточнения взаимных расчетов определяется потребностью учета или менеджмента. Хотя акт составляется за определенный период, задолженность в пользу одной из сторон указывается на определенную дату (часто на первое и последнее число периода сверки).

Сверку проще всего проводить:

  • за отчетный год (с 01.01 по 31.12);
  • за определенный календарный период, в конце которого бухгалтер отчитывается перед собственниками предприятия (обычно квартал);
  • за период действия конкретного договора.

Формирование документа в программе 1С:Предприятие вы можете посмотреть на видео:

Процесс заполнения

Единой обязательной (унифицированной) формы акта законодательство РФ не предусматривает. Поэтому предприятие может составлять этот документ в произвольной форме (письмо Минфина России от 18.02.2005 № 07-05-04/2).

Читать еще:  Расчет обслуживающего персонала

Традиционно заполняются такие реквизиты:

  • наименование документа;
  • полные наименования сторон;
  • дата составления и подписания акта;
  • календарный период уточнения расчетов;
  • реквизиты договора, по которому проводится сверка;
  • даты и номера первичных документов, которые подтверждают расчеты;
  • суммы хозяйственных операций;
  • сумма общего оборота за период;
  • окончательный размер долга в пользу одной из сторон;
  • подписи и информация о представителях контрагентов (должность, ФИО);
  • оттиски печатей.

Первичные документы: акт сверки взаимных расчетов

Автор: Кирилл Юрьевич Обновлено: 23 декабря 2018

Акт сверки взаимных расчетов — один из первичных документов бухгалтерского учета.

Суть такого документа в том, чтобы на определенный момент зафиксировать состояние взаимных расчетов между двумя контрагентами.

Так, акт сверки может быть подписан между покупателем и поставщиком, плательщиком и Пенсионным Фондом, между двумя предприятиями одного холдинга и даже между двумя структурными подразделениями одного предприятия.
К причинам подписания акта сверки можно отнести следующее:

  • долгосрочное сотрудничество между двумя контрагентами;
  • возможность отсрочки оплаты за товар;
  • когда предприятие работает с широким ассортиментом товаров;
  • когда товары обладают очень высокой стоимостью;
  • инвентаризация состояния взаиморасчетов с контрагентами;
  • потребность в подтверждении дебиторской или кредиторской задолженности перед контролирующими органами или высшим руководством и т.д.

Акт сверки взаиморасчетов может быть составлен за месяц, квартал, год или даже за весь период работы. Строгих требований, как к его оформлению, так и периодичности нет. Единственное, что необходимо соблюдать при составлении этого документа — это разделение данных по договорам.

К примеру, одна и та же организация выступает для вас покупателем по одним товарам, а поставщиком по другим товарам, то акта сверки лучше сделать два, по кредиторской задолженности (и соответствующему договору поставки) отдельно, по дебиторской — отдельно.

Оформление акта сверки взаимных расчетов

Законодательство не устанавливает единых правил составления и оформления акта сверки, однако есть базовые принципы, соблюдать которые просто необходимо. Как и любой первичный документ, акт сверки должен содержать такие обязательные реквизиты:

  • название документа, а также дата его составления;
  • название организации составителя и наименование контрагента, с которым подписывается акт;
  • указание должностных лиц, уполномоченных подписывать акты сверки их фамилии и инициалы, а также подписи.

Сам акт сверки обычно оформляют в виде реестра документов, упорядоченных по дате их создания. Иногда вместо документов указывают суть операции (продажа, покупка, оплата и т.п.).

Для того чтобы акт сверки был актуальным, лучше составлять его с начала сотрудничества или же с момента подписания последнего акта сверки. Кроме составителя на этом документе обязательно должен подписаться директор предприятия.

Юридическую силу имеет оригинал акта сверки, подписанный директорами предприятий-контрагентов и заверенный их мокрыми печатями.

Подписание акта сверки и его юридическая сила

Помните, что контрагент (особенно ваш должник) может отказаться подписать акт сверки взаимных расчетов, и законодательно вам не удастся повлиять на его решение. А потому стоит прописать обязательную сверку взаимных расчетов и периодическое подписание соответствующих актов в договоре, с указанием сроков и порядка проведения такой сверки. Также стоит предусмотреть ответственность за отказ или уклонение от сверки.

При разрешении споров судьи неоднократно высказывали мнение о том, что акт сверки не является однозначным доказательством существующей задолженности, однако он может стать хорошим подкреплением имеющихся первичных документов, подтверждающих ее наличие.

Также подписанный акт сверки позволяет «отодвинуть» срок исковой давности. Новая исковая давность отсчитывается от даты подписания акта, независимо от даты совершения самой спорной операции.

Образец заполнения акта сверки взаимных расчетов

Бланк акта сверки

Чистый бланк акта сверки взаимных расчетов для Excel вы можете скачать по ссылке

Акт сверки взаиморасчётов

Составление Акта сверки взаиморасчетов необходимо обычно в том случае, когда двум юридическим лицам надо удостоверить произведенные между друг другом перечисления. Чаще всего такие акты сверок производятся по конкретным договорам или счетам-фактурам, также возможны сверки и по контрактам за определенный временной период. Стоит отметить, несмотря на то, что данный документ не имеет обязательного значения и создается только по взаимному согласию сторон, он распространен во всех сферах деятельности и в ходу у большинства организаций.

Читать еще:  Расчетчик даты окончания отпуска скачать бесплатно

Кто составляет акт

Акт сверки может востребовать любая из сторон той или иной сделки. Составлением, как правило, занимаются бухгалтера.

Оформляется акт взаимных расчетов по запросу одной из сторон и его составлением занимаются специалисты бухгалтерских отделов. Перед тем, как отправить документ контрагенту, его необходимо обязательно подписать у главного бухгалтера или руководителя организации, либо уполномоченного на подписание таких документов сотрудника.

Как проводится сверка по расчётам

Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени. Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки. Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия. Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские.
Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации.

Правила оформления акта

Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.

Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.

При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).

Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.

Цель составления акта

Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить. В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.

Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.

Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.

Инструкция по заполнению акта сверки

В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа. Здесь же следует вписать название компаний в соответствии с учредительными документами (можно без таких подробностей, как КПП, ИНН, ОГРН и т.д.).

Вторая часть документа включает в себя таблицу, в которую каждая из сторон вносит сведения, содержащиеся в ее бухгалтерском учете по перечислениям согласно рассматриваемому договору или за определенный период времени. Они должны полностью совпадать. Под таблицей каждое предприятия вписывает имеющуюся задолженность. Эти данные также должны быть одинаковы. Если долги отсутствуют, это необходимо письменно отметить.

В завершение документ должен быть обязательно подписан руководителями предприятий с обязательным указанием должностей и расшифровкой подписей. Оформленный по всем правилам делопроизводства документ при наличии подписей директоров предприятий обретает юридическую силу.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector