S-p.su

Антикризисные новости
746 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Регламент проведения платежей на предприятии образец

71% европейских ритейлеров и финансовых институтов планируют увеличить  расходы на платежи

Регламент проведения платежей

Согласование платежей.

Любой бизнес нуждается в контроле за расходованием средств. Недостаток денежных ресурсов на счетах компании или, наоборот, их избыток, может привести к серьезным проблемам:

  • нарушениям сроков оплаты по счетам;
  • ухудшению отношений с контрагентами;
  • нехватке ликвидности;
  • использованию заемных средств и т.д.

Поэтому так важно организовать грамотное управление денежными потоками.

Этапы планирования

  1. Бюджетирование.
  2. Оперативное планирование.

На первом этапе составляют бюджет движения денежных средств (БДДС) на квартал, полугодие или на год. Именно утвержденный БДДС используется затем на втором этапе для контроля заявок на расходование денежных средств.

Сложность в том, что на деле БДДС требуется составлять, как минимум, в разрезе Центров финансовой ответственности (ЦФО), а как максимум использовать достаточно большой набор управленческих аналитик.

В программном продукте БИТ.ФИНАНС данная проблема решается наличием широкого предопределенного набора аналитик, а также возможностью легко добавить любую произвольную аналитику.

И что очень важно, в разрезе данных аналитик осуществляется не только планирование, но и автоматический сбор факта.

Вторая сложность состоит в том, что сам процесс формирования, согласования и корректировок бюджетов внутри компании достаточно сложный и может занимать большое количество времени.

Также БИТ.ФИНАНС позволяет автоматизировать бюджетный процесс и значительно сократить количество времени и ошибок. В БИТ.ФИНАНС реализовано:

  1. Автоматическое создание задач и оповещений (по почте и Telegram) пользователям о необходимости заполнить бюджеты
  2. Автоматическое создание форм для заполнения БДДС и рассылка их пользователям
  3. Настройка любых алгоритмов и этапов согласования и корректировки бюджетов.

Второй этапоперативное планирование – ставит задачу синхронизации поступления и выплат, а также контроля расходования средств. Осуществляется контроль текущих потребностей компании и прогнозируются поступления средств вплоть до дня.

Один из важных документов оперативного планирования – платежный календарь. Он формирует график денежных потоков на определенный период, что дает гарантию своевременной оплаты платежей и позволяет избежать кассовых разрывов.

Создание регламента проведения платежей

Регламент платежей содержит:

  • запрос на платеж;
  • проверка заявленных расходов в счете с запланированными расходами в БДДС;
  • контроль корректности составления первичных документов к данной заявке;
  • согласование платежа за рамками бюджета (при необходимости);
  • определение приоритетов платежей;
  • проведение платежей по банку;
  • учет проведенных платежей.

Процедура согласования платежей

В регламенте обязательно прописывается процедура согласования платежей, сроки и конкретные действия ответственных лиц.

Необходимо сформулировать и закрепить обязанности и полномочия для каждого сотрудника, который участвует в процедуре согласования платежей. Здесь же прописать их полномочия. Рассмотрим пример в таблице.

Участник согласования платежа

Сотрудник центра финансовой ответственности (ЦФО)

Согласование заявки согласно БДДС

Руководитель функциональной службы

Определение лимита в рамках бюджета

Проверка заявки и документов на корректность составления и соответствия бюджету

Согласование платежей с руководителями ЦФР и генеральным директором

Как внедрить в компании процедуру согласования платежей

  1. Разработать внутренний регламент.
  2. Закрепить в нем правила согласования заявок платежей.
  3. Утвердить дату начала действия новых правил.
  4. Подписать регламент приказом генерального директора.
  5. Подготовить краткие инструкции по новым правилам для каждого сотрудника, который будет участвовать в согласовании.
  6. Ознакомить с правилами сотрудников, которые будут участвовать в согласовании.
  7. Протестируйте положение о согласовании платежей.

Согласование, контроль и оплата платежей в программе БИТ.ФИНАНС

Рассмотрим подробно процесс согласования платежей в программе БИТ.ФИНАНС.

Этап 1. Формирование заявки

Исполнители формируют «Заявки на расходование денежных средств», в которых указывают всю необходимую управленческую аналитику.

Этап 2. Прикрепление к заявке внешних файлов

В программе есть возможность прикрепить к заявкам любые файлы, в том числе отсканированные документы — основания платежа.

Этап 3. Контроль заявок по бюджету

При проведении заявки на расходование денежных средств контролируются на соответствие утвержденному БДДС.

При превышении заявки запланированной в бюджете суммы, документ не проводится, а пользователь получает информационное сообщение с подробным описанием причин:

В том случае, если пользователь хочет, чтобы все-таки заявка была проведена и оплачена, он может выбрать один из трех вариантов действий:

  1. Скорректировать сумму в заявке до соответствующей остатку лимита
  2. Нажать на кнопку «Оплатить за счет» и выбрать статью с доступным лимитом, за счет которой будет проведена оплата.
  3. Установить флаг «Сверх бюджета». В этом случае заявка проведется, но она будет согласовываться по особому маршруту.

Этап 4. Согласование заявок

В программе БИТ.ФИНАНС. можно настраивать произвольные маршруты согласования заявок на расходование денежных средств и реестров платежей.

В продукте имеется Рабочее место визирования для группового согласования документов.

Обратите внимание, что у вас есть возможность визировать документы с помощью мобильного устройства из любой точки мира. Для этого предназначено бесплатное мобильное приложение БИТ.ФИНАНС.

Этот удобный инструмент позволит:

  • визировать документы непосредственно на мобильном устройстве;
  • просматривать детали визируемого документа;
  • оставлять комментарии к принятому решению;
  • ставить задачи пользователям.

Этап 5. Оплата заявок

В БИТ.ФИНАНС можно формировать Платежный календарь и ежедневные Реестры платежей.

На основании реестров платежей казначей или бухгалтер может автоматически создавать платежные документы, значительно экономя своё время.

Если у вас возникают вопросы как организовать казначейство в 1С, настроить бюджетирование в программах 1С, просто звоните в офисы Первого Бита, наши специалисты проконсультируют и на опыте внедрения в других компаниях покажут как это можно реализовать.

Регламент исполнения платежного календаря

1. Общие положения

1.1. Назначение документа

Регламент процесса исполнения платежного календаря содержит порядок и требования к действиям сотрудников компании при осуществлении тех или иных оплат (платежей) с целью упорядочивания производимых платежей, а также повышения эффективности использования денежных средств компании.

2. Условия и ограничения

2.1. Процесс исполнения платежного календаря

Работа по исполнению платежного календаря начинается с получения:

сотрудником компании счета от контрагента;

любого другого документа-основания, на основании которого будет производиться списание или выдача денежных средств.

2.2.1. Реестр платежей должен быть сформирован к 18-00 дня, предшествующего оплате.

2.2.2. В случае если в ходе выполнения процесса бухгалтер по работе с банком сталкивается с необходимостью замены счета либо в случае любых непредвиденных ситуаций, при проведении платежей, то он сообщает об этом руководителю финансового департамента, который принимает решение по выходу из сложившейся ситуации.

3. Требования к процедурам

3.1. Формирование запроса на платеж

3.1.1. Сотрудник компании формирует запрос на осуществление платежа либо выдачу денежных средств через кассу, при возникновении потребности в оплате услуг, ТМЦ и прочих расходов.

3.1.2. В обязанности сотрудника входит:

проверка соответствия выставленного счета договору, плану платежей и т. д., при необходимости он уточняет данную информацию у контрагента либо коммерческого директора;

проверка того, не был ли требуемый платеж уже оплачен ранее, в случае необходимости связывается с контрагентом и уточняет информацию о поставках и оплатах;

передача счета, распоряжения или иных документов, с указанием номеров утвержденных заявок и фактически оплачиваемых сумм по ним, коммерческому директору для дальнейшего согласования.

3.1.3. Запрос на платеж должен быть подготовлен и направлен на согласование коммерческому директору не позднее 18-00, минимум за 2 дня до проведения необходимого платежа.

3.2. Проверка возможности осуществления платежа

3.2.1. Коммерческий директор после получения запроса на платеж от сотрудника компании проверяет возможность осуществления платежа. При этом коммерческий директор должен:

Читать еще:  Расчет при увольнении сколько дней

проверить, не был ли счет оплачен ранее, предполагаемые сроки оплаты, сроки поставки, при необходимости уточнить данную информацию в казначействе или бухгалтерии;

идентифицировать платеж в платежном календаре, а также статьи затрат, по которым запланированы требуемые денежные средства;

сопоставить заявленные сотрудником расходы в счете с расходами в утвержденном плане платежей;

проверить наличие и количество кредиторской задолженности поставщику, условия поставки и т. д. На основании проведенной проверки оценить приоритетность заявки, возможность ее утверждения или переноса;

проверить правильность отнесения тех или иных заявок по статьям бюджета. В случае необходимости внести корректировки или дать соответствующие указания сотруднику, инициировавшему заявку;

при отсутствии возражений относительно суммы и сроков оплаты завизировать заявку на платеж, указав дату акцептования, и возвратить ее ответственному сотруднику для дальнейшей передачи в казначейство компании.

3.2.2. Заявка на платеж должна быть проверена коммерческим директором и отправлена в казначейство не позднее 14-00, за 1 день до осуществления необходимого платежа.

3.3. Согласование внебюджетных платежей

3.3.1. Финансовый директор согласует все заявки на платеж, которые изначально не были учтены в плане платежей компании, после получения запросов на данные платежи от сотрудников компании.

3.3.2. В ходе согласования запроса на платеж финансовый директор может:

уточнить данные о необходимости платежа у коммерческого директора и руководителей профильных отделов;

принять решение о возможности проведения внебюджетного платежа;

перенести на следующий день прочие платежи для проведения внебюджетного платежа, при необходимости согласовать данное решение с генеральным директором компании.

3.4. Формирование реестра платежей на следующий день

3.4.1. Сотрудники казначейства проверяют заявки на платеж, поступающие от сотрудников компании, и формируют реестр платежей на следующий день, ежедневно, на основании предоставленных запросов, декадного плана платежей и внебюджетных платежей, утвержденных финансовым директором.

3.4.2. При этом сотрудники казначейства обязаны:

проверить заявку на соответствие бюджету и наличие визы коммерческого директора;

сопоставить сумму, указанную в заявке на платеж, с расходами в утвержденном плане платежей с учетом остатка денежных средств по соответствующей статье расходов;

проверить, оплачивались ли данные счета, распоряжения и заявки ранее. В случае если данные платежи уже совершались – уточнить необходимость повторного платежа у коммерческого директора и финансового директора компании;

в случае если указанные расходы учтены в плане платежей на декаду, не оплачивались ранее и по ним достаточно запланированных денежных средств, заявку завизировать, на обратной стороне указать дату;

сделать копии завизированных документов и передать их сотруднику, оригиналы документов остаются в казначействе.

3.4.3. За 1 день до даты, на которую формируется реестр платежей, сотрудники казначейства:

формируют реестр платежей компании на следующий день, в который в обязательном порядке включают все акцептованные заявки на платеж, в том числе и заявки на внебюджетные платежи, утвержденные финансовым директором. В случае включения в реестр внебюджетных платежей, они должны быть отмечены в специальном поле реестра платежей и платежного календаря «вне плана»;

информация по счетам и распоряжениям на оплату должна быть занесена в реестр платежей с разбивкой по банкам и назначениям платежей.

3.4.4. На следующий день, на который формируется реестр платежей, сотрудники казначейства:

проверяют в системе «Банк-Клиент» остаток денежных средств на расчетных счетах компании;

указывают в реестре платежей информацию о сумме остатков денежных средств на расчетных счетах компании по каждому банку отдельно, с указанием валют;

сохраняют сформированный реестр платежей (проект реестра платежей) в специальной папке и по электронной почте высылают финансовому директору ссылку на сформированный реестр.

3.5. Распределение платежей

3.5.1. Финансовый директор распределяет платежи на день, после получения реестра платежей (проекта реестра платежей) от сотрудников казначейства.

3.5.2. При распределении платежей на день финансовый директор совершает следующие основные действия:

знакомится с информацией об остатке денежных средств на расчетных счетах компании и реестром платежей на день;

на основании субъективного мнения распределяет платежи, указанные в реестре платежей, по банкам (по возможности с учетом приоритетов, установленных начальниками отделов и коммерческим директором);

сохраняет утвержденный реестр с распределенными платежами в специальной папке.

3.6. Проведение платежей по банку

3.6.1. Сотрудники казначейства проводят оплату счетов и распоряжений после получения сообщения от финансового директора о готовности реестра платежей.

3.6.2. При этом сотрудники казначейства выполняют следующие действия:

делают копию утвержденного финансовым директором реестра платежей у себя на локальном диске;

подписывают счета у главного бухгалтера;

осуществляют оплату счетов и распоряжений согласно утвержденному реестру платежей с помощью системы «Банк-Клиент»;

указывают факт выполнения того или иного платежа в своей копии реестра платежей;

не оплаченные по той или иной причине счета хранят отдельно, для дальнейшего включения в реестр платежей.

3.6.3. Проведение оплат должно быть выполнено до окончания текущего банковского дня.

3.6.4. В случае если в ходе выполнения процедуры казначей сталкивается с ситуацией необходимости замены счета, то он сообщает об этом сотруднику, инициировавшему платеж.

3.6.5. В случае если в ходе оплаты счета у казначея возникают какие-либо проблемы (не проходит оплата, не хватает ДС и т. п.), он сообщает об этом руководителю финансового отдела, который принимает решение по выходу из сложившейся ситуации.

3.6.6. Казначей может вернуть счет на переоформление в связи с неисполнением получателем платежа своих обязательств по договору либо в связи с наличием других нарушений.

3.7. Учет произведенных платежей и оповещение руководителей

3.7.1. Сотрудник казначейства оповещает руководителей отделов об оплаченных и неоплаченных счетах и распоряжениях на следующий день после получения реестра платежей с указанием факта оплаты:

в виде электронного письма информирует всех руководителей отделов о том, что из их запросов было оплачено за прошедший день, а что нет (с указанием номера заявок, даты оплаты, суммы, номера счета);

сводит факт оплат по реестру платежей за прошедшей день. То есть на основании своей копии реестра платежей вводит факт оплаты в изначально утвержденный реестр платежей за прошедший день.

4. Контроль выполнения

Контролирует выполнение данного регламента руководитель финансового отдела компании.

При обнаружении нарушений в соблюдении требований регламента руководитель финансового отдела проводит анализ ситуации, в результате которого может принять следующие решения:

если нарушение связано с недостаточным знанием и пониманием нарушителем требований данного регламента, проводит с ним разъяснительную работу;

если нарушение связано с недобросовестным выполнением сотрудником своих должностных обязанностей, имеет право наложить штрафные санкции согласно установленному порядку (см. положение о мотивации компании);

если нарушение является систематическим, разрабатывает изменения данного регламента.

Платежный календарь: образец

Статья экспертов практики финансово-экономических решений IBS на портале «Финансовый директор»

Сегодня возникновение у компании кассовых разрывов во многом зависит от того, насколько точно финансовый директор компании может составить платежный календарь. Есть несколько проверенных на практике рецептов. Какие разделы платежного календаря предприятия важно предусмотреть мы расскажем в статье и приведем образец платежного календаря.

Реестр платежей в платежном календаре

Важная составляющая рабочего платежного календаря – реестр запланированных выплат. Как правило, именно этот документ отдается на подпись финансовому или генеральному директору. Причем в идеале в реестре платежей присутст­вуют не только такие стандартные колонки, как дата составления заявки на платеж, номера счета и договора, наименование контрагента и сумма к оплате, но и ряд дополнительных полей, которые помогут руководителю департамента казначейства (или финансовому директору, если как таковая казначейская функция не выделена) сформировать платежный календарь, а именно:

  • наименование статьи бюджета, в рамках которой будет осуществлен платеж. Одна из классических процедур, выполняемых при согласовании заявок на платеж, – проверка на соответствие бюджету. Такую проверку будет намного проще проводить не по отдельной заявке, а по реестру платежей. Для этого по каждому заявленному платежу будет оправдано указать наименование статьи бюджета;
  • источник оплаты – указывается, с какого расчетного счета (из какой кассы) планируется выплатить деньги по заявке. Без этого при составлении платежного календаря сложно будет спланировать остатки на начало и конец дня в разрезе расчетных счетов компании;
  • авторизация – дополнительный признак, отражающий состояние заявки: согласована или не согласована. Кстати, это поле можно разбить на несколько составляющих, например по должностям ответственных лиц, принимающих участие в согласовании. В итоге финансовый директор, получивший на подпись в начале недели (или в конце предыдущей) реестр платежей, будет четко видеть, какие заявки получили одобрение на предыдущих этапах, а какие еще лежат на согласовании и у кого;
  • факт исполнения заявки– поле, которое будет содержать пометку о том, оплачена заявка или нет, а также дату платежа. В случае необходимости инициатор сможет быстро получить информацию о состоя­нии своей заявки, а финансовый директор – быстро актуализировать платежный календарь, внеся в него те оплаты, которые уже прошли на текущей неделе.
Читать еще:  Расчет стоимости налога

Правила сбора и прохождения заявок

Можно смело утверждать, что составление платежного календаря, сколько-нибудь достоверного, на ближайшую неделю не получится, если в компании нет регламента платежей. Всегда найдутся руководители подразделений, которые будут требовать немедленно оплатить тот или иной счет. И это при том, что на практике крайне редко возникают ситуации, когда предвидеть необходимость тех или иных выплат хотя бы за неделю невозможно. Чаще всего «срочность» – причина забывчивости и халатности отдельных сотрудников, которая в отношении денег сегодня просто недопустима. Регламент платежей определяет правила заполнения заявок, порядок согласования, а также сроки, в которые может быть подана заявка, и время, когда она будет исполнена. Например, формирование инициатором платежа заявки и ее акцепт руководителем подразделения – каждый понедельник до 16.00, выдача наличных средств по согласованным заявкам – среда, четверг, пятница после 11.00; безналичная оплата по заявкам первого приоритета – каждый четверг до 14.00 и т. д.

Регламент проведения платежей утверждается приказом генерального директора по предприятию и доводится до сведения всех сотрудников. Кстати, самое главное в регламенте платежей – уделить особое внимание тому, как будет проходить заявка, если нарушены сроки ее предоставления, превышен лимит по бюджетной статье. Это не только определит порядок действий в непредвиденной ситуации, но и будет мотивировать людей жестче следовать регламенту. Например, если нарушен срок формирования заявки, а в регламенте на этот случай предусмотрено общение с финансовым или генеральным директором, для подавляющего большинства сотрудников это серьезный стимул впредь заблаговременно информировать о любых платежах финансовую службу. Скачать регламент проведения платежей можно внизу под статьей.

Планируем поступления средств при составлении платежного календаря

Как это ни парадоксально, самое сложное – спланировать в платежном календаре сумму поступающих средств за день. Чаще всего действуют следующим образом. Поступления, запланированные в бюджете движения денежных средств, делят на количество рабочих дней в месяце и полученную цифру заносят в платежный календарь как входящий денежный поток одного дня. Собственно, другого решения и нет, особенно если речь идет о компании, работающей с розничными покупателями без заключения предварительных договоров. Но это необходимо учитывать, планируя выплаты. Например, у компании остатки на счетах на начало дня составляют 150 тыс. рублей, к поступлению ожидается 300 тыс. рублей. На основании этих данных запланировано оплатить счета на сумму 450 тыс. рублей. В итоге выяснится, что из запланированных 300 тыс. рублей до конца банковского дня поступило лишь 200 тыс. рублей. А весь платежный календарь надо переделывать. Более того, остатки на расчетных счетах были спланированы в ноль, а у предприятия на руках договор с банком, по которому оно обязуется поддерживать на счете неснижаемый остаток – 10 тыс. рублей. Ниже мы привели пример платежного календаря.

Лучше заранее определить, какую долю из запланированных к поступлению средств можно направить на оплату тех или иных счетов. Чаще всего это делается экспертным путем, исходя из опыта компании или же на основании анализа движения средств. Более того, в регламенте платежей лучше заранее определить размер страхового остатка средств на конец каждого рабочего дня, который будет приниматься в расчет при составлении платежного календаря.

А в дополнение ко всему не лишним будет в платежный календарь включить данные о существующих у компании невыбранных лимитах в рамках кредитных линий. Например, эту информацию можно указывать там же, где и сведения о входящих остатках. В таком случае сведения о финансовых возможностях предприятия в платежном календаре будут представлены максимально полно, и финансовый директор сможет эффективнее распоряжаться доступными ресурсами.

Определение приоритетов, если денег для оплаты всех счетов нет

Сегодня для многих компаний вполне характерна ситуация, когда доступных средств не хватает для оплаты всех акцептованных заявок. Как правило, это приводит к тому, что собирается совещание со всеми руководителями подразделений, в ходе которого обсуждается, какие платежи можно отложить. На подобную процедуру тратится немало времени и сил. Более оперативно управлять деньгами можно, если в каждой заявке будут указаны приоритет платежа и срок оплаты по договору. Располагая этими данными, финансовый директор сможет самостоятельно принимать решение о переносе тех или иных выплат на более поздние сроки. Как правило, в первую очередь погашается задолженность по заработной плате, перед бюджетом, банками. Вторая очередь – ключевые контрагенты, разрыв взаимоотношений с которыми грозит компании остановкой производства или существенными пенями. Третья очередь – все остальные платежи.

Кстати, для того, чтобы удобнее было отслеживать неоплаченные заявки, лучше не только указывать факт исполнения (или неисполнения заявки), но и предусмотреть в платежном календаре помимо классического деления платежей по статьям затрат также аналитику по контрагентам. Проще всего сформировать платежный календарь в Excel. Если создается платежный календарь в Excel, достаточно будет ввести дополнительный столбец, в котором указывать получателя. В итоге можно будет достаточно быстро вывести список дебиторов, которым нужно заплатить в ближайшее время.

Исполнение платежного календаря

После того как платежный календарь составлен, остается его актуализировать. Как правило, это делается в конце дня на основании выписки из системы «банк-клиент». Вместо плановых данных в платежный календарь вносятся сведения о фактически осуществленных оплатах, поступлениях и самое главное – остатках. При необходимости можно предусмотреть возможность ежедневного анализа отклонений плановых значений от фактических. Но, как правило, подобный анализ оправдан по итогам недели.

Еще один нюанс, который стоит учесть при составлении платежного календаря предприятия, – сделать укрупненный план поступлений и выплат с делением по неделям (а не по дням) на ближайший месяц. Это поможет лучше ориентироваться в предстоящих платежах, особенно если какие-то из них уже переносилось из-за нехватки средств.

Читать еще:  Расчеты по зарплате проводки

Еще о том, как составить платежный календарь и как с ним работать, смотрите на видео. Рассказывает Елена Митрофанова, руководитель проектов ОФЭР компании IBS. Она также привела образец платежного календаря.

Видео

График платежей

Графики платежей сегодня используются во многих сферах бизнеса и предпринимательской деятельности. Чаще всего это, конечно, погашение задолженностей в банковских кредитных учреждениях. Однако и между организациями таким графики составляются не так уж и редко.

Что такое «график платежей»

Под термином «график платежей» скрываются даты, условия, суммы, которые заказчик или покупатель должен перевести исполнителю или поставщику за предоставленные услуги или выполненные работы.

График платежей может быть ежедневным, еженедельным, ежемесячным или произвольным. В нем обязательно оговаривается форма передачи денежных средств: посредством «налички» из рук в руки, через безналичные переводы, путем внесения в кассу, на депозит и т.д. График всегда составляется в виде таблицы и носит предварительный характер.

Как следует из самой сути документа – он не является самостоятельным бланком, а служит приложением к какому-либо договору: купли-продажи, аренды, займы и т.д. График подтверждает обязательства, возникшие у одного субъекта договорных отношений перед вторым, фиксируя их в письменном виде.

Зачем нужен график платежей

Роль документа довольно проста и при этом значительна: он не только фиксирует периоды и точные даты проплат, но и дисциплинирует стороны.

Исполнителя заставляет вовремя поставлять товары или услуги, заказчика – также своевременно их оплачивать.

Кроме того, часто график применяется в случаях, когда по договору проходят достаточно крупные денежные суммы, которые трудно выплатить единовременно. Рассрочка, оформляемая в виде графика платежей, позволяет решить эту проблему.

Плюсы графиков платежей

Графики платежей хороши тем, что они дают наглядную картину о суммах, которые должны быть оплачены по договору. То есть никаких скрытых комиссий, дополнительных взносов, пени, и т.п. непредвиденных и неприятных сюрпризов при оплате по грамотно составленному графику платежей не будет.

Когда его делать

График оформляется после того, как договор между сторонами будет подписан. Информация о наличии графика и порядке его исполнения обязательно должна быть отражена в договоре в числе прочих его условий.

Каким он может быть

График платежей может быть строго установленным или гибким. В первом случае, даты прописываются в том порядке, который удобен обеим сторонам договора, согласовываются, утверждаются между ними, но любое отклонение от графика автоматически приводит к штрафным санкциям, которые также заранее указываются в договоре. Во втором случае – график зависит от поставок или предоставления услуг, то есть в течение определенного срока после того, как товар придет или услуга будет выполнена, деньги должны быть проплачены.

Допустимо ли изменять график по ходу дела

В случае, если заказчик или покупатель по каким-то обстоятельствам не успевает в нужное время провести оплату, почти всегда он может договориться о редактировании графика с исполнителем или поставщиком.

Это будет наиболее правильный и честный способ решения возникшей проблемы, который даст возможность избежать конфликтов и спорных ситуаций, доходящих порой до судебной инстанции.

Нужно ли отслеживать оплату

При заключении договора в организациях с обеих сторон назначаются лица, которые несут ответственность за его исполнение. Точно также эти же самые сотрудники должны следить за тем, чтобы график платежей выполнялся в полном объеме и своевременно. Кроме того, за исполнением графика платежей обычно следят специалисты отдела бухгалтерии. Такой подход позволяет избежать просрочек и проконтролировать, чтобы условия договора в этом пункте не нарушались.

Что будет, если нарушить график

За нарушение графика платежей могут последовать вполне конкретные санкции, которые обязательно должны быть упомянуты в договоре.

Без упоминания их применение будет неправомерно. В первую очередь это, конечно, пени и штрафы. Кроме того, при систематическом нарушении графика, договор может быть расторгнут в одностороннем порядке (в том числе и по суду).

Как сделать документ

График платежей делается в произвольном виде, поскольку унифицированного его образца на сегодняшний день нет. Однако, если на предприятии, представитель которого делает документ, есть свой шаблон, утвержденный в его учетной политике, использовать нужно именно его.

Особенности оформления

Как и формат документа, его оформление может быть свободным. Это обозначает то, что график можно нарисовать от руки или напечатать на компьютере, правда во втором случае его нужно будет обязательно распечатать. Для графика подойдет обычный лист бумаги или бланк с фирменными реквизитами и логотипом компании.

Графику, как дополнительному приложению к договору, следует присвоить отдельный номер. Информацию о нем надо занести в специальный учетный журнал, туда же, куда вносятся сведения обо всех заключенных договорах и приложениях к ним.

Делается документ в двух абсолютно одинаковых экземплярах, один из которых передается заказчику или покупателю, а второй остается у исполнителя.

Формировать график надо крайне внимательно, учитывая интересы обеих сторон и тщательно просчитывая все тонкости условий договора. Следует помнить о том, что если вдруг возникнет ситуация с задержкой оплаты, этот документ может стать частью доказательной базы, причем как с одной, так и с другой стороны.

Кто должен подписать

График должен быть подписан представителями с обеих сторон договорных отношений. Подписи должны поставить директора предприятий или лица, временно исполняющие их обязанности (о чем должно быть документальное подтверждение). Их автографы будут свидетельствовать о том, что график согласован между ними и обязателен к исполнению. Что касается печати, то ее следует проставлять только в том случае, если условие о ее использовании есть в нормативно-правовых актах организаций.

Образец графика платежей

Если перед вами встала задача по формированию графика платежей, с которым вы прежде никогда не сталкивались, посмотрите приведенный ниже пример и ознакомьтесь с комментариями к нему – на их основе вы без особых сложностей наверняка сделаете то, что вам требуется.

Первым делом надо сказать, что с точки зрения составления график не особенно труден и никаких особых знаний для его оформления не надо.

  1. Вверху бланка обозначьте его номер (как дополнительного приложения к договору), внесите собственно указание на договор, отметив его номер и дату заключения.
  2. Далее впишите дату формирования графика. Если считаете важным, можете дать информацию об организациях, между которыми оформлены договорные отношения и указать их реквизиты.
  3. После этого переходите к основному разделу. Сначала внесите сюда полную сумму, которая должна быть перечислена в порядке исполнения договора и окончательный срок погашения задолженности.
  4. Дальнейшую часть разумнее всего делать в виде таблицы, в которую включаются даты осуществления платежей, их размер, а также остаток долга. Если есть необходимость можете дополнить таблицу и другими столбцами и строками, которые вы считает важными именно в вашем конкретном случае.
  5. После того, как график будет окончательно заполнен и согласован, его необходимо заверить подписями представителей обеих сторон и проштамповать.
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector