S-p.su

Антикризисные новости
18 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Работа удаленно как правильно оформить

Работа удаленно как правильно оформить

Организация в связи с угрозой распространения коронавируса приняла решение перевести сотрудников на удаленный режим работы. Как это сделать, какие документы оформить, нужно ли вносить изменения в трудовые договоры с работниками?

Если вы решили перевести офисных сотрудников на удаленный режим работы, то к трудовым договорам с ними необходимо заключить дополнительные соглашения о дистанционной работе.

Дистанционная работа – это выполнение работником должностных обязанностей вне места нахождения работодателя. Важной характеристикой такой работы является то, что всё взаимодействие происходит через интернет. Кроме того, при дистанционной работе сотрудник не занимается производством какой-либо продукции (в отличие от надомной).

Если с сотрудником заключен обычный трудовой договор, то к нему необходимо подписать дополнительное соглашение о признании работы дистанционной на определенный период. Этот период может быть обозначен либо конкретным сроком, либо событием, которое должно произойти, например «до нормализации эпидемиологической обстановки в городе (регионе или стране)».

При этом обращаем внимание, что сроки действия условия о дистанционной работе могут определяться решениями исполнительной власти регионального или местного уровня. Так, в городе Москве принят указ мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ «О введении режима повышенной готовности». На период действия этого акта можно заключить дополнительное соглашение о дистанционной работе.

При переходе на дистанционную работу работодателю потребуется после заключения дополнительного соглашения издать соответствующий приказ.

С этим выводом согласился и Минтруд России в письме от 14.05.2019 № 14-2/ООГ-3389

ТК РФ не запрещает сотруднику обратиться к работодателю с просьбой о переводе на дистанционную работу. После подачи такого заявления стороны могут заключить дополнительное соглашение о дистанционно работе.

Работодатель не обязан обеспечивать работника на удаленной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации, но может это сделать. А вот возмещать сотруднику расходы, связанные с исполнением трудовых обязанностей, работодатель должен. Прежде всего, к таким расходам относятся расходы на связь и интернет. Порядок возмещения этих расходов лучше всего закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору.

При переводе сотрудников на дистанционную работу необходимо обеспечить безопасность всех данных организации, в том числе составляющих коммерческую тайну. Поэтому также рекомендуем изменить положения локальных нормативных актов о коммерческой тайне, персональных данных, доступа к внутренним базам данных и аналогичным внутренним ресурсам. Если сотрудникам будет предоставляться удаленный доступ через электронные ключи- идентификаторы, то желательно составить правила работы со средствами индивидуальной идентификации, установить ответственность за передачу этого средства третьим лицам. Если ранее этих правил не было, то с ними необходимо ознакомить всех сотрудников под подпись.

Законодательство не устанавливает правил отчета для дистанционных работников о проделанной работе. Однако работодатель может определить порядок, форму и периодичность такого отчета. Условия об этом можно установить в положении о дистанционной работе или ином локальном нормативном акте, а также включить в дополнительное соглашение к трудовому договору. Аналогичным образом необходимо установить порядок взаимодействия работника и работодателя при постановке задач и их выполнении.

Всем срочно на удаленку: правильно оформляем работу из дома

Даже если до сих пор в вашей организации был подвешен вопрос с удаленной работой сотрудников, то теперь такой режим труда все ярче маячит на горизонте.

Вчера Путин подписал указ от 25 марта 2020 года о введении по всей стране нерабочей недели с 30 марта по 3 апреля. Документ опубликован и предписывает большинству работодателей предоставить людям выходные с сохранением заработной платы.

Как будет развиваться ситуация в дальнейшем — неясно. Вполне вероятно, что после выходной недели вам все-таки придется перевести всех работников или часть на удаленку. Рассказываем, как это сделать.

Как оформить перевод на удаленную работу

Даже сейчас переводить сотрудников на удаленную работу без их согласия нельзя.

Действовать в одностороннем порядке работодатель вправе, только если изменились организационные или технологические условия труда. Все это нужно обосновать и предупредить работника минимум за два месяца. К экстренной ситуации с коронавирусом это не применимо.

Поэтому для перевода работников на удаленку, получите их заявление, оформите приказ о временном (на период мероприятий, направленных на нераспространение новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV) переводе и допсоглашение к трудовому договору.

  • Если вы переводите на удаленку нескольких сотрудников, можно оформить один приказ на всех. Но каждого сотрудника нужно ознакомить с приказом под подпись.
  • В допсоглашении пропишите особые условия, связанные со спецификой работы. К примеру время, в которое сотрудник обязательно должен быть на связи. Без уточнений и согласованного графика сотрудники на удаленке сами формируют свой рабочий день.
  • Минтруд пояснил, что отказать в возможности временно работать из дома – право работодателя. Конечно, ведомство рассчитывает, что компании с пониманием отнесутся к необходимости противодействия распространению коронавирусной инфекции и организуют работу на дому для всех сотрудников, но для работодателей это не поголовная обязаловка.

Важно убедиться, что у сотрудника есть все ресурсы для работы из дома. Иначе надо предоставлять ему технику и рабочие материалы.

Минтруд отдельно поясняет: при изменении места выполнения производственных заданий уровень оплаты труда не меняется.

Как платить тем, кто ушел на карантин

Теперь про режим самоизоляции.

К примеру, работники, вернувшиеся из отпуска или командировки из заграницы, должны отсидеться на карантине. Вопрос: оформлять отпуск за свой счет?

Минтруд считает это незаконным. В этом случае оформляется больничный в связи с карантином.

Чтобы оформить такой больничный, достаточно заполнить заявление и представить фото документов, подтверждающих поездку, в личном кабинете на сайте Фонда социального страхования.

Больничный в связи с карантином выдается сразу на 2 недели и будет оплачиваться частями. Первая выплата поступит после 5 рабочих (7 календарных) дней нахождения на больничном, а вторая – после его закрытия. При этом размер оплаты больничного по карантину не отличается от обычного уровня оплаты больничных листов.

Сейчас пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается исходя из средней заработной платы и стажа застрахованного. Людям со стажем от 8 платят 100% от среднего заработка, при стаже от 5 до 8 лет – 80% от среднего заработка, при стаже до 5 лет работы – 60% от среднего заработка. Максимальный размер пособия по временной нетрудоспособности в 2020 году составляет 69961, 65 рублей в среднем за месяц при страховом стаже 8 и более лет.

По поручению Президента изменится база для расчета оплаты больничных листов. Новая минимальная планка для расчета – не ниже МРОТ (12130 рублей). Это выгодно для работников с невысокой зарплатой или недолгим стажем.

Новый порядок расчета выплат будет применяться с апреля 2020 года.

Читать еще:  Постановление правительства ро

Как получить отсрочку по взносам

С отсрочкой взносов все сложно. Заочно чиновники уже решили, что отложат для работодателей сроки уплаты взносов. Но постановления правительства и распоряжений ФНС мало.

Кого затронет отсрочка:

  • Компании в сфере туризма и авиаперевозок (период действия – до 01.05.2020, поручения Правительства РФ в части налогов, взносов от 18.03.2020, информация ФНС России от 18.03.2020);
  • Компании, занятые в области физической культуры и спорта, а также искусства, культуры и кинематографии(период действия – до 01.05.2020, поручение М. Мишустина от 20.03.2020);
  • Микропредприятия(период действия – с марта 2020 года на 3 месяца, п. 3.2. Плана первоочередных мероприятий по обеспечению устойчивого развития экономики в условиях ухудшения ситуации в связи с распространением новой коронавирусной инфекции, утв. Председателем Правительства РФ 17.03.2020);
  • Отрасли экономики, оказавшиеся в сложной ситуации из-за коронавируса(период действия – с 30.03.2020 на 3 месяца, п. 2.10 Плана первоочередных мероприятий, утв. 17.03.2020).

Чтобы официально отложить сроки уплаты взносов, нужны поправки в Налоговый кодекс. Сегодня состоится заседание правительства РФ, на котором кабмин рассмотрит проект №862653-7 о возможности введения с 1 января до 31 декабря 2020 года отсрочек по уплате налогов и страховых взносов. В условиях пандемии коронавируса правительство РФ может получить право откладывать сроки уплаты взносов по любым налогам не только предприятиям и отраслям, но и физическим лицам.

Что касается письма ФНС, то, как мы понимаем, налоговики до мая не будут принимать решение о взыскании взносов, если не нарушается 2-месячный срок, рассчитываемый с даты, когда должно быть исполнено требование об уплате налога.

Как оформить удаленного сотрудника. Простая пошаговая инструкция

Сегодня уже многие бизнесмены поняли, что содержание удаленного сотрудника обходится гораздо дешевле, чем сотрудника офиса. Не нужно арендовать помещение, обустраивать рабочее место. Кроме того, когда пул кандидатов не ограничен одним лишь вашим городом, вы можете нанять действительно высококлассного специалиста и значительно варьировать с суммой оплаты. Знаете ли вы как официально нанять удаленного сотрудника и правильно оформить отношения с ним?

Итак, согласно действующему законодательству, удаленный работник может быть оформлен двумя способами:

1). Путем заключения трудового договора (и тогда все взаимоотношения между ними регулируются нормами Трудового кодекса РФ)

2). Путем заключения гражданско-правового договора (тогда взаимоотношения будут урегулированы положениями договора подряда, либо договора оказания услуг, либо договора выполнения работ и т.д.).

Общая рекомендация такова. Если вам нужен официальный сотрудник для масштабного, но одноразового проекта (например, создание сайта), то удобнее будет заключить гражданско-правовой договор. Предметом такого договора должен быть конкретный результат. По окончанию сотрудничества составляется акт выполненных работ (либо оказанных услуг). Акт подтверждает, что работа сдана исполнителем, принята заказчиком и именно он является основанием для оплаты выполненной работы на условиях заключенного договора.

В целях долгосрочного сотрудничества, для выполнения постоянных текущих задач, удобнее оформлять удаленного работника согласно требованиям Трудового кодекса РФ. Буквально в прошлом году в Трудовой кодекс РФ введена новая глава 49.1., регулирующая работу удаленных сотрудников. Закон назвал их «дистанционными работниками». Основой взаимоотношений между работодателем и дистанционным работником является обмен электронными документами. Через сеть Интернет осуществляется:

  • заключение трудового договора;
  • ознакомление с локальными документами работодателя;
  • запрос и выдача документов, связанных с работой.

Так, теперь пошагово. Что же конкретно вам нужно сделать для оформления удаленного сотрудника по нормам Трудового кодекса РФ:

    Направить кандидату экземпляр трудового договора (уже подписанный вами), по электронной почте, либо с использованием других возможностей электронного документооборота и получить подписанный и сканированный экземпляр со стороны кандидата. С момента получения вами электронного документа с двумя подписями трудовые отношения считаются оформленными.

    В течение трех календарных дней с даты получения подписанного договора, вы должны направить в адрес работника оформленный экземпляр трудового договора на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

    Ознакомить работника с внутренними документами вашей организации путем направления их в электронном виде и получения обязательного подтверждения от работника об ознакомлении с ними.

    Решить с работником вопрос о внесении сведений о дистанционной работе в его трудовую книжку. Запись в трудовую книжку работника вносится по желанию работника. Если удаленный сотрудник настаивает, то трудовая книжка направляется работодателю по почте.

    Юристы советуют помнить, что многие условия дистанционной работы не прописаны прямо в Трудовом кодексе РФ, а отданы на согласование между работником и работодателем. Поэтому очень важно правильно и максимально полно составить трудовой договор. Рекомендуем обязательно предусмотреть в трудовом договоре следующие условия:

    • Характер работы является дистанционным
    • Порядок использования оборудования для работы (предоставляется ли оно работодателем или используется личное оборудование работника)
    • Различные компенсации работнику (оплата связи, трафика Интернет и др.)
    • Сроки, размер, порядок оплаты за работу
    • Порядок предоставления отпуска работнику
    • Требования об использовании работником определенных программно-технических средств, специального оборудования, средств шифрования и т.д.
    • Режим рабочего времени (как правило, режим работы и отдыха определяется самим работником, но стороны вправе предусмотреть договором и иные условия).

    И не забывайте, что на работника, оформленного в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, распространяются все условия, в том числе и льготы, предусмотренные трудовым законодательством. Если вы хотите изучить досконально все подробности регулирования отношений с дистанционным работником, вам нужна глава 49.1. Трудового кодекса РФ.

    Как оформить сотрудника на удалёнку

    Работать без присутствия в офисе и без ущерба для дела могут многие специалисты — например, менеджеры по продажам, операторы кол-центра, программисты, маркетологи, бухгалтеры, юристы, журналисты, сотрудники службы поддержки и представители любых профессий, для выполнения функций которых достаточно иметь дома компьютер и интернет (SMM-менеджеры, таргетологи, модераторы и редакторы сайтов и так далее).

    Для многих соискателей возможность работать из дома — преимущество. Запросы «удаленная работа», «работа на дому» — одни из самых популярных у пользователей hh.ru при поиске вакансий.

    Удаленный формат работы выгоден и работодателю: можно экономить деньги на аренде офиса, оборудовании и специальной оценке рабочих мест. Даже на зарплате — если нанять специалиста из региона, где уровень зарплат заметно ниже, чем в вашем городе, и договориться с ним на меньшую зарплату, чем вам пришлось бы платить специалисту из вашего города. Есть исследования, которые показывают, что уровень вовлеченности в работу у удаленных сотрудников даже выше, чем у тех, кто работает в офисе.

    Как оформить удаленных сотрудников

    На практике заключают разные договоры:

    1. Договор гражданско-правового характера (подряда или оказания услуг). Но если в вашем случае есть признаки именно трудовых отношений, то это точно так же рискованно, как если бы сотрудник, оформленный по договору ГПХ, работал в вашем помещении. Мы подробно рассказывали про эти риски здесь.
    2. Обычный трудовой договор, где местом работы указан адрес работодателя и никак не прописано, что работа будет дистанционной. Чаще всего так бывает просто из-за нежелания вникать в нюансы оформления удалёнки. Но этот вариант не в пользу работодателя — вы не сможете использовать преимущества трудового договора о дистанционной работе.
    3. Особый трудовой договор — о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ).

    Теоретически есть еще один вариант — договор о надомной работе (это тоже особое понятие согласно трудовому законодательству). Но, во-первых, он подходит не для любой удаленной работы, так как предполагается, что работник изготавливает на дому какую-то продукцию (шьет, мастерит и так далее). Во-вторых, юристы предупреждают, что у договора о надомной работе есть недостаток.

    Кстати, не стоит думать, что если сотрудник не бывает на вашей территории, то его можно вообще никак не оформлять, потому что юридические риски ниже. Поскольку с такими сотрудниками обычно идет плотное взаимодействие по рабочим вопросам по электронной почте, им нетрудно доказать фактические трудовые отношения, предъявив переписку.

    О том, как заключить обычный трудовой договор, мы рассказывали здесь. В чем же разница между этим вариантом и особым договором о дистанционной работе?

    Преимущества договора о дистанционной работе

    Дополнительные основания увольнения. В договоре о дистанционной работе можно установить дополнительные по отношению к указанным в законе основания увольнения (п. 1 ст. 312.5 ТК РФ). В обычном трудовом договоре это не допускается.

    Это важно, потому что реальных возможностей контролировать дистанционных сотрудников у вас меньше, чем тех, кто работает на вашей территории. Если обычный сотрудник просто не придет на работу без уважительных причин, вы можете уволить его за прогул. А как быть, если ваш дистанционный сотрудник перестанет выходить на связь? Оформить прогул не получится, потому что прогул — отсутствие на рабочем месте, а человек работает дома и вообще в любом месте, где ему удобно. Поэтому специальное условие будет очень кстати.

    Проще с охраной труда. Проводить специальную оценку условий труда в отношении рабочего места дистанционного сотрудника не нужно. Это прямо установлено в законе (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 28.12.13 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).

    Обязанности работодателя по охране труда дистанционного сотрудника вообще ограничиваются всего тремя пунктами:

    • Такого сотрудника, как и любого другого, нужно страховать от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
    • Дистанционного работника нужно ознакомить с требованиями охраны труда. Но не в любом случае, а только если он работает с оборудованием и средствами, которые ему рекомендовал или предоставил работодатель;
    • Если удаленный сотрудник получает травму во время работы или у него развивается профзаболевание, работодатель обязан эти случаи расследовать, как и несчастные случаи на производстве или профзаболевания обычных сотрудников.

    Особенности договора о дистанционной работе

    У договора о дистанционной работе есть несколько особенностей.

    1. Интернет

    Этот договор предназначен для случаев, когда сотрудник использует интернет для выполнения трудовых функций (то есть сама работа связана с интернетом) и для обратной связи с работодателем (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). Но это не значит, что заключить его можно только с представителями интернет-профессий.

    2. Фраза про дистанционность

    По словам Анны Ивановой, главный признак договора о дистанционной работе — то, что у работника нет рабочего места, находящегося под контролем работодателя.

    В договоре обязательно нужно указать, что работа выполняется дистанционно. Туманной фразы о том, что сотрудник может работать удаленно, недостаточно. Написать можно, например, так:

    Обычно еще дополнительно пишут, что местом выполнения работы является местонахождение работника, но это необязательно.

    3. Отчетность работника

    Нужно продумать и прописать в договоре порядок и сроки предоставления сотрудником отчетов о проделанной работе (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ).

    4. Средства труда

    Обязательно надо написать про оборудование, программное обеспечение, средства защиты информации (поскольку работа и взаимодействие по рабочим вопросам связаны с использованием интернета) и другие средства, которые использует работник. Потому что по закону всем необходимым для работы сотрудника должен обеспечить работодатель.

    Возможны два варианта:

    • Всем этим его обеспечивает работодатель. Тогда нужно написать, что и в каком порядке, в какие сроки.
    • Сотрудник обеспечивает себя всем этим сам, но тогда нужно установить размеры, порядок и сроки выплаты работнику компенсации за использование его средств (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ).

    Кстати, во втором случае можно указать в договоре, что сотрудник обязан использовать оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, рекомендованные работодателем.

    Например, вам нужно, чтобы человек работал в конкретных профессиональных программах и использовал определенные средства связи (конкретные мессенджеры и так далее). Вы можете его обязать это делать. Но если эти программы и другие средства платные, то вы должны ему компенсировать их приобретение либо организовать удаленный доступ к программе, которая установлена у вас во внутренней сети.

    Если оборудования и средства предоставляете вы или хотя бы рекомендуете сотруднику, что ему применять, то нужно под роспись ознакомить его с требованиями охраны труда при работе с этим оборудованием и средствами.

    5. Режим работы

    Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работник устанавливает себе по своему усмотрению (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ). Но в договоре можно установить «иное». Что это значит? Стандартное условие о режиме работы, например, с 9:00 до 19:00 с перерывом на обед кажется комичным, учитывая, что его выполнение на «дистанционке» очень трудно будет проконтролировать.

    На практике пишут просто общее количество рабочих часов в неделю, а подробности — в зависимости от характера работы (надо ли вам, чтобы сотрудник всегда был на связи в ваши обычные рабочие часы или это не обязательно). Например, так:

    • Режим рабочего времени и времени отдыха работник устанавливает самостоятельно.
    • Работник должен быть доступен для связи с ним со стороны работодателя с использованием таких-то средств связи по будним дням в такой-то период (например, с 10:00 до 19:00).
    • Режим рабочего времени и времени отдыха работник устанавливает самостоятельно, но с учетом того, что он должен быть доступен для связи с ним со стороны работодателя с использованием таких-то средств связи в такой-то промежуток времени в будние дни.

    Только не забудьте указать, по какому часовому поясу будет определяться время, если вы с сотрудником находитесь в разных часовых поясах.

    6. Трудовая книжка

    Можно обойтись без нее. То есть сотрудник может не передавать вам трудовую книжку для записи о работе и хранения, а если у этого сотрудника еще нет трудовой книжки, вы не обязаны ее ему заводить. Только про это нужно написать в договоре, если такого условия не будет, то трудовая книжка нужна, как обычно.

    Как оформить договор о дистанционной работе

    Если сотрудник живет в вашем городе, то не проблема встретиться с ним для подписания договора и остальных необходимых для приема документов. И не проблема договариваться о встрече каждый раз, когда надо подписать другие кадровые документы (например, заявление на отпуск и приказ об отпуске).

    Но если человек живет далеко от вас в другом регионе, ситуация сложнее. Обмен по электронной почте или в мессенджерах обычными отсканированными копиями документов с подписью юридической силы иметь не будет. То есть трудовой договор так заключить нельзя — его условия просто не будут действовать. И кадровых документов в таком виде тоже всё равно что не существует, они не выдержат проверки трудовой инспекции. Нужна «живая» подпись.

    Вариант с электронной подписью. Закон разрешает заключить договор о дистанционной работе «путем обмена электронными документами». Но это должны быть не просто отсканированные копии, а электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью.

    Кадровые документы, с которыми сотрудник должен быть ознакомлен под роспись, тоже можно отправлять с электронной подписью, это приравнивается к бумажному оригиналу.

    В течение трех дней после заключения трудового договора с помощью электронной подписи вы должны отправить сотруднику заказным письмом оформленный надлежащим образом экземпляр этого договора на бумаге (с подписью и печатью со своей стороны). То есть у него должен быть не только электронный, но и обычный бумажный вариант.

    Вариант без электронной подписи. Когда работодатель и работник не хотят заводить себе электронную подпись и при этом находятся слишком далеко друг от друга для очных встреч, они обмениваются оригиналами подписанных документов заказными письмами, а всю кадровую документацию работник подписывает вживую при случае, когда есть возможность приехать.

    Только нужно понимать, что у такого варианта есть риски: если придет с проверкой трудовая инспекция и у вас в этот момент не окажется оригинала какого-либо кадрового документа, подписанного дистанционным сотрудником (он еще не дошел до вас по почте), и обмена электронными документами с электронной подписью с ним тоже не было, то вам грозит ответственность за нарушение трудового законодательства. И если возникнет трудовой спор с самим сотрудником, а вы не сможете доказать какой-либо факт документом с его «живой» подписью либо электронным документом с электронной подписью, вы рискуете проиграть. Хотя иногда в таких случаях суды встают на сторону работодателя.

    Кстати, обмениваясь по почте оригиналами документов с работниками, используйте такой вид отправления, как заказное письмо с уведомлением о вручении, и не забывайте делать опись вложения. По словам Анны Ивановой, основная проблема дистанционной работы — это как раз риски коммуникации с работником в случае конфликта.

    А если сотрудник живет за границей?

    Минтруд России придерживается мнения, что договор о дистанционной работе с иностранцем либо с российским гражданином, который живет за границей, заключать нельзя, в этих случаях подходят только договоры гражданско-правового характера. Аргументы: российское трудовое законодательство действует только на территории нашей страны. Министерство разъяснило это в письмах от 07.12.2016 № 14-2/ООГ-10811 и от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245.

    Юристы эту позицию не разделяют, хотя на практике в таких случаях чаще встречаются гражданско-правовые договоры (возможно, как раз из-за мнения Роструда).

    Кстати, еще нужно учитывать, что тот, кто постоянно или преимущественно (по 183 дня и более в течение 12 следующих подряд месяцев) живет за пределами России, не считается ее резидентом для целей уплаты налогов. Доходы от работы, которую он выполняет вне России, не облагаются НДФЛ в России.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты 220 Вольт
Adblock
detector