S-p.su

Антикризисные новости
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как правильно вести главную книгу

Как вести и заполнять главную книгу бухгалтера?

Бухгалтерские службы больших предприятий ежегодно проводят очень большое количество транзакций денежных средств по разным направлениям и на основании разных документов.

Учёт средств, сведения о получении и тратах которых содержатся в разных документах, ведётся с помощью гроссбуха (главной бухгалтерской книги), о предназначении и нюансах оформления которой и пойдёт речь в этой статье.

Что это за документ?

Главная книга (сокращённо гроссбух) – основной документ финансового учёта в компаниях, зарегистрированных на территории России. В него вносятся данные о транзакциях по всем счетам бухгалтерского учёта, используемых предприятием.

По каждому счёту бухгалтерская служба должна внести следующие данные:

  • Сальдо по состоянию на 1 января года, для которого составляется книга.
  • Обороты по дебетовым и кредитовым счетам.
  • Сальдо на конец каждого месяца, входящего в отчётный год.

Согласно инструкции по применению ордерно-журнального счетоводства на предприятиях, суммы по дебету и кредиту в каждом отчётном периоде должны быть равны. Кроме того, сальдо по кредитовым и дебетовым счетам в каждом месяце также должны иметь одинаковые значения.

Документ необходим для отчёта перед работниками проверяющих органов, которые практически всегда требуют его для ознакомления. Кроме того, из данных гроссбуха легко узнать о типичных ошибках заполнения нормативных документов, выявить которые при проверках, например, отчётных ведомостей достаточно сложно.

Для чего и как пишется расписка о возврате денежных средств — смотрите здесь.

Инструкция по ведению

Форма гроссбуха, применяемая на предприятии, утверждается непосредственно руководством организации и после опубликования приказа становится обязательной к применению бухгалтерами. Заполнять книгу нужно в следующей последовательности:

  1. В начале работы бухгалтер должен занести в документ названия и номера счетов, субсчетов и субсубсчетов, применяющихся компанией для расчётов с другими организациями и физическими лицами и зафиксированных в учётной политике фирмы.
  2. После внесения данных необходимо заполнить колонки «Дебет» и «Кредит» в разделе остатков на счетах на момент начала очередного отчётного периода.
  3. Третий этап – внесение сумм по всем расчётам, осуществлённым компанией за отчётный период.
  4. Последним этапом работы является подсчёт общей суммы кредита и дебета на конец отчётного периода, занесение данных в соответствующие колонки и проверка правильности их заполнения (суммы по дебетовым и кредитным счетам должны иметь одинаковые значения).

Стоит отметить, что в организациях, имеющих лицензированные пакеты бухгалтерского учёта 1С, главные книги формируются автоматически, поэтому необходимости в ручном учёте трат и получений финансовых средств в таких компаниях нет.

В случае, если в данные гроссбуха вносились изменения, они должны быть заверены подписями лиц, ответственных за ведение, с инициалами и расшифровкой подписи. При оформлении в электронном виде документ должен быть заверен электронной подписью руководителя предприятия или бухгалтера.

Помимо данных по расчётным счетам, в журнале должны содержаться следующие сведения:

  • Наименование документа.
  • Наименование организации, его ведущей.
  • Год, по операциям за который составлен гроссбух.
  • Величина измерения объектов бухучёта в денежном выражении.
  • Должности лиц, ответственных за ведение отчётности в соответствии с нормативными документами.
  • Подписи ответственных лиц с данными, необходимыми для их однозначной идентификации (расшифровки подписи, инициалы и иные реквизиты).

Формирование документа в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Срок хранения

Согласно тексту норматива, в котором перечисляются типовые управленческие документы, обязательные для действующих организаций, книга должна храниться в течение пяти лет.

Срок хранения гроссбуха начинает отсчитываться с первого дня, следующего за отчётным периодом, для которого был составлен журнал. По истечении срока он должен быть утилизирован на основании приказа комиссии, отбирающей для уничтожения документы, у которых истекли сроки хранения.

Порядок ведения Главной книги

Для обобщения информации, отраженной в журналах-ордерах, заполняется Главная книга. Кроме того, Главная книга используется для взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления отчетного баланса. Главная книга отражает вступительное сальдо, текущие обороты и исходящее сальдо по каждому синтетическому счету.

На каждый счет открывается отдельный лист Главной книги, в котором отражаются обороты по этому счету за отчетный период.

Проверка записей в Главной книге осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

Главная книга открывается на год. На каждый счет отводится один или два листа. Если открываются два листа, то второй лист используется как вкладной к основному.

Главная книга является заключительным, итоговым этапом в предлагаемой технологии бухгалтерского учета, который позволяет пользователю получать ежемесячный оборотный баланс, сведенную Главную книгу стандартной формы, баланс формы 1 на любую дату (можно генерировать балансы любой формы), все 16 журналов-ордеров.

Главная особенность заключается в том, что она может использовать для проводок как данные из других блоков программ, так и проводки, непосредственно введенные бухгалтером.

При этом формируется двойная бухгалтерская запись, что обеспечивает гарантию сведений Главной книги. Все проводки, вводимые в Главную книгу, контролируются по принципу вхождения в журнал-ордер, и каждая проводка является именной (содержит имя бухгалтера, сделавшего эту проводку). Для просмотра Главной книги используется простой и удобный интерфейс, с помощью которого можно видеть входящее и исходящее сальдо по счету, обороты по корреспондирующим счетам, как по кредиту, так и по дебету счета. Оборотный баланс по счетам Главной книги содержит информацию по входящему сальдо, обороты за месяц, обороты за текущий квартал, обороты с начала года, исходящее свернутое сальдо. При этом формируются обобщающие данные для разделов.

Читать еще:  Постановление правительства рф 307

Главная книга является одним из регистров бухгалтерского учета и открывается на отчетный период (год). Она необходима для обобщения данных журналов-ордеров по синтетическим счетам и взаимной проверки правильности произведенных в них бухгалтерских записей. Запись текущих оборотов по счетам в Главную книгу является одновременно и регистрацией учетных данных, отраженных в регистрах.

В Главной книге ежемесячно в разрезе синтетических счетов генерального плана отражаются: сальдо на начало, развернутый текущий оборот по дебету, общая сумма кредитового оборота и сальдо на конец месяца. Если для каждого синтетического счета отводится не один, а несколько листов, последующие используются в качестве вкладных к основному.

Финансовые отчеты организаций составляются в результате данных Главной книги с использованием в необходимых случаях показателей соответствующих регистров.

Если обнаружены ошибки в регистрах за текущий месяц, то следует произвести исправительные бухгалтерские записи по каждой ошибке. Данные записи производятся в следующем порядке: ошибочная запись зачеркивается красными чернилами, а правильная сумма приводится над зачеркнутой — черными. Если ошибка обнаружена в регистре после проставления в нем итоговых данных, но до внесения их в Главную книгу, исправительная запись должна быть внесена в свободные графы. Все существующие уточнения дебетовых и кредитовых оборотов оформляются бухгалтерской справкой с занесением их в последующем в Главную книгу в обычном порядке. Изменения дебетовых и кредитовых оборотов в текущем месяце по операциям, относящимся к прошлым месяцам, отражаются в регистрах дополнительной записью (уменьшение оборотов — методом «красное сторно»). Проверка правильности записей в главной книге определяется путем подсчета сумм оборотов по счетам и сальдо по ним. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо в Главной книге должны быть соответственно равны.

Составление и хранение учетной документации отражено в ст. 66 Налогового кодекса РФ, и в п. 2 сказано, что учетная документация составляется на бумажных и электронных носителях и хранится до истечения срока исковой давности в соответствии с НК РФ — 5 лет.

Главную книгу стандартной формы распечатывают, как правило, за год, тогда она содержит информацию за все месяцы года и имеет эстетичный и аккуратный вид.

Вопросы для самопроверки

1. Перечислить регистры журнально-ордерной формы учета?

2. На основании каких документов заполняется главная книга?

3. Что положено в основу построение журналов-ордеров?

4. Расскажите порядок использования журнально-ордерной формы счетоводства.

5. Срок хранения главной книги?

1. Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ

2. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика предприятия» ПБУ 1/2008 (утверждено приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106 н).

3. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.98г № 34н.

4. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Приказ МФ РФ от 3 июня 1995 г. № 49

|следующая лекция ==>
Порядок использования журнально-ордерной формы счетоводства|Типы меж­се­те­вых экра­нов и ис­поль­зу­е­мые в них технологии

Дата добавления: 2014-01-03 ; Просмотров: 8903 ; Нарушение авторских прав?

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Формирование Главной книги в «1С:БГУ 8», ред. 1.0.

Казенные, бюджетные и автономные учреждения должны формировать Главную книгу (ОКУД 0504072). Но по этому документу у бухгалтера нередко возникают вопросы. Рассмотрим самые популярные из них.

– Можно ли в отчете «Главная книга» выделять жирным шрифтом счета и субсчета?

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» для отчета предусмотрены различные варианты оформления его данных.

По умолчанию установлен самый простой вариант – все данные выводятся одним шрифтом. Для выделения итогов разными шрифтами надо выбрать «Классический» вариант оформления. Чтобы редактировать настройки оформления отчета, необходимо открыть окно «Параметры панели настроек» при помощи кнопки «Панель настроек» (1), включить в нем флаг «Оформление» (2) и сохранить видимость раздела «Оформление» (3). В появившемся разделе «Оформление» Панели настроек следует выбрать вариант оформления «Классический» (4). Для применения данной настройки необходимо нажать кнопку «Сформировать отчет» (5). Уже в сформированном отчете итоговые строки будут выделяться жирным шрифтом, итоги будут выводиться меньшим шрифтом.

Данную настройку отчета можно сохранить при помощи кнопки «Сохранить настройки отчета» для дальнейшего использования. Применить сохраненную настройку можно при помощи кнопки «Загрузить настройки отчета».

– Почему в отчете «Главная книга» на конец года есть остатки по КОСГУ, если учреждение начало свою деятельность с января 2017 г.? Остатков на начало периода учреждение не имело, следовательно, остатка на конец периода не должно быть, а в Главной книге, которую сформировали в программе, остаток на конец периода рассчитался и равен обороту за период.

Формирование отчете в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» реализовано в соответствии с Методическими указаниями по применению первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета (Приказ Минфина России от 15.12.2010 №173).

Согласно Методическим указаниям в Главной книге (ф.05040720) отражаются записи по счетам бухгалтерского учета в хронологическом порядке, по возрастанию. При открытии Главной книги записываются суммы остатков на начало года и на начало периода, в соответствии с заключительным балансом за истекший год, обороты по дебету и кредиту за соответствующий период и с начала года, исходящие остатки, итоговые данные за соответствующий период, номера Журнала операций.

В Главной книге подсчитывается общий итог оборотов за период с начала года. По всем счетам выводятся дебетовые или кредитовые остатки на начало следующего периода.

Читать еще:  Постановление правительства о прекурсорах 2020

В форме 0504072 предусмотрен вывод номеров счетов бухгалтерского учета. Согласно пункту 21 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета, номер счета Рабочего плана счетов состоит из 26 разрядов, в том числе:

1 — 17 разряды — аналитический код по классификационному признаку поступлений и выбытий;

18 разряд — код вида финансового обеспечения (деятельности);

19 — 23 разряды — синтетический код счета Единого плана счетов бухгалтерского учета, далее – балансовая классификация;

24 — 26 разряды — аналитический код вида поступлений, выбытий объекта учета.

У казенных и бюджетных учреждений в 24-26 разрядах отражаются коды классификации операций сектора государственного управления, у автономных учреждений – аналитический код поступлений, выбытий объектов учета в структуре, утвержденной планом финансово-хозяйственной деятельности.

Счета по кодам классификации операций сектора государственного управления согласно Инструкциям по применению План счетов бюджетного учета №162н и Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений №174н предназначены для отражения увеличения и уменьшения активов и обязательств, доходов и расходов. При завершении текущего финансового года обороты по счетам, отражающим увеличение и уменьшение активов и обязательств. В регистры бухгалтерского учета очередного финансового года не переходят. Таким образом, на начало года остатков по ним быть не должно.

Для аналитических счетов по учету активов и обязательств счета по КОСГУ являются накопительными регистрами в пределах года – в течение года обороты суммируются, остаток на конец года представляет собой дебетовый или кредитовый оборот по аналитическому счету за год, поскольку поступление отражается по дебету одного счета, а списание – по кредиту другого счета. К примеру, приобретение материалов отражается по Дт счета 105.36.340, а списание по Кт счета 105.36.440. Таким образом, исходя из того, что номер счета включает КОСГУ, и в Главной книге предусмотрены итоги по 26-разрядным счетам, включая КОСГУ, следовательно, остатки по КОСГУ будут иметь место, даже если обороты по дебету и кредиту одинаковы.

Соответственно в итоговой строке Главной книги в графе «Остаток на конец периода» будет отражен остаток по КОСГУ.

– Является ли обязательным заполнение графы 13 «Номер журнала операций» в отчете «Главная книга»?

Номер журнала операций приводится в детальных строках, соответствующих проводке.

Остальные строки отчета являются группировочными (по КОСГУ, КПС, КФО, аналитическому и синтетическому счетам). В группировочных строках могут быть данные из разных журналов, поэтому в них не указывается номер журнала. Если вместо журнала в строке указан знак вопроса «?», это значит, что в проводке не указан номер журнала.

– Почему в отчете «Главная книга» остатки на конец периода отражены с минусом по дебету, а не с плюсом по кредиту?

В строках отчета, формируемого в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», остатки по счету Единого плана счетов отражаются по дебету или по кредиту в зависимости от вида активности/пассивности счета, установленного в настройках счета.

Вид активности/пассивности счета отражается в колонке «Акт» Плана счетов программы (закладка «Синтетические и аналитические счета»).

Дебетовые остатки на конец периода по пассивным счетам в отчете отражаются с минусом по кредиту счета, а кредитовые остатки – с плюсом по кредиту. Для активных счетов – наоборот, кредитовые остатки отражаются с минусом по дебету счета. Следует отметить, что по такому же принципу формируются остатки во всех отчетах программы.

Благодаря такой настройке, в отчетах, которые формируются в программе, легко отследить учетные ошибки – сальдо по кредиту активных счетов и дебету пассивных счетов выделяется красным цветом.

Порядок ведения и заполнения кассовой книги — образец

Для кого оформление кассовой книги обязательно?

Главный правовой акт, регламентирующий ведение кассовых книг российскими организациями, — указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 (далее — Указание).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 в кассовый порядок внесены изменения. Подробнее о них читайте:

Основная часть его положений (включая те, что непосредственно касаются ведения кассовых книг) вступила в силу с 01.06.2014. В соответствии с ними оформление кассовых книг обязательно для всех предприятий, осуществляющих те или иные операции с наличными средствами, вне зависимости от применяемой формы налогообложения.

Не снимает обязанность по ведению кассовой книги и использование онлайн-касс.

Что это такое и для чего ввели онлайн-кассы, читайте здесь.

Да, с переходом на онлайн-ККТ необходимость ведения некоторой кассовой первички отпала. Ее теперь заменяют фискальные документы, которые формируются и хранятся в электронном виде. Но кассовой книги это не касается. Она ведется по так называемой «главной кассе», в которой происходят не только расчеты с покупателями, но и другой наличный оборот. Поэтому вести кассовую книгу нужно, как и прежде.

Кассовая книга может на законном основании не заполняться индивидуальными предпринимателями, которые ведут в установленном порядке учет доходов, расходов, физических показателей и иных объектов налогообложения, характеризующих тот или иной вид коммерческой деятельности (п. 4.1. Указания). Поскольку ИП практически всегда обязаны вести учет доходов и расходов (как при ОСН, так и при ЕСХН, УСН, ПСН) либо физических показателей (при ЕНВД), то данную норму правомерно трактовать как распространяющуюся на всех ИП.

Подробнее о ведении учета доходов и расходов индивидуальными предпринимателями читайте в статье «Как вести книгу доходов и расходов при УСН (образец)?».

Наша задача в данной статье — исследовать, как заполнить кассовую книгу, рассмотреть образец алгоритма внесения в нее данных, порядок обращения с соответствующим документом.

Как вести кассовую книгу?

Кассовая книга должна вестись организацией по форме КО-4, утвержденной постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998 и соответствующей номеру 0310004 в ОКУД (п. 2 Указания). Скачать ее можно на нашем сайте:

Читать еще:  Постановление правительства 145

Заполнять кассовую книгу нужно только в те дни, когда организацией осуществлялся практический прием (выдача) денежных средств.

О порядке, который следует соблюдать при ведении кассовых операций, читайте в материале «Порядок ведения кассовых операций в 2020 году».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 делать записи в кассовой книге не обязательно должен кассир. Это может быть любой уполномоченный на это работник организации, к примеру, бухгалтер. Соответствующее изменение в кассовый порядок было внесено указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У (что еще поменялось, см. здесь). Но дальше в статье мы продолжим привычно называть такого работника кассиром.

Существует 3 способа заполнения кассовых книг:

  • вручную на готовых бланках;
  • на компьютере (с последующей распечаткой);
  • на компьютере с сохранением файла кассовой книги в реестрах ПО.

Далее мы рассмотрим нюансы задействования каждого из способов подробнее. Пока же изучим то, какова структура кассовой книги, и каким образом в ней заполняются поля.

Заполненный образец кассовой книги можно скачать на нашем сайте.

Структура кассовой книги (правила заполнения полей)

Кассовая книга, соответствующая форме № КО-4, содержит 3 типа страниц:

  • лицевые (образец обложки или титула);
  • внутренние (страницы с 3 по 10);
  • завершающая (располагающаяся в конце документа).

На лицевых страницах указываются сведения о фирме, а также год, за который кассовая книга отражает операции с денежными средствами. На внутренних страницах документа присутствуют следующие графы:

  • «Касса за» (в ней фиксируются даты тех или иных операций с денежными средствами);
  • «Лист» (здесь указывается порядковый номер конкретного листа кассовой книги);
  • «Номер документа» (в этой графе фиксируется номер ордера — приходного либо расходного);
  • «От кого получено или кому выдано» (инициалы человека или фирмы, которые вносят либо получают наличные средства);
  • «Номер корреспондирующего счета, субсчета» (в данной графе фиксируется счет, который корреспондирует в установленном порядке со счетом 50, ИП не заполняют данную область кассовой книги);
  • «Приход» (фиксируется сумма средств по приходным ордерам);
  • «Расходы» (указывается сумма денежных средств по расчетным ордерам);
  • «Итого за день» (суммируются поступления, а также денежные выплаты за рабочую смену кассира);
  • «Остаток денежных средств на конец дня» (указывается величина остатка в кассе).

В графе «Перенос» кассовой книги может фиксироваться суммарная величина денежных средств по ордерам обоих типов, отражаемая в конкретной таблице, для того чтобы у кассира была возможность продолжить внесение сведений на следующей странице.

В конце каждой внутренней страницы кассовой книги должны стоять подписи:

  • кассира организации, который заполняет основные сведения в кассовой книге;
  • бухгалтера (который одновременно указывает количество ПКО и РКО, а также удостоверяет тот факт, что получил и проверил ордера).

На последней (завершающей) странице документа указывается, сколько листов прошито и пронумеровано, дата составления кассовой книги, а также проставляются подписи:

  • главного бухгалтера;
  • руководителя фирмы.

Заполнение кассовой книги вручную (образец алгоритма работы с документом)

Порядок ведения кассовой книги вручную требует прошить и пронумеровать ее еще до внесения данных. Основная особенность бумажного варианта кассовой книги — документ предполагает деление на 2 части — основную и отрывную.

Кассир, приступая к смене, должен подложить отрывную часть кассовой книги под основную, а между ними расположить копировальную бумагу. После нужно зафиксировать остаток наличных средств по состоянию на начало дня. В ходе смены следует фиксировать в кассовой книге данные о ПКО и РКО — по тем графам, что рассмотрены нами выше.

В конце смены кассир должен подсчитать все обороты по ПКО и РКО за день и зафиксировать их в кассовой книге, проставить в документе свою подпись, а затем отнести его вместе с ордерами бухгалтеру.

О санкциях за нарушение правил ведения операций по кассе читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Как заполнять кассовую книгу КО-4 на компьютере?

Заполнение формы № КО-4 на компьютере может осуществляться с помощью бухгалтерской программы либо офисного приложения (например, Excel). После внесения на ПК в кассовую книгу необходимых сведений в соответствии с алгоритмом, рассмотренным нами выше, кассиру необходимо:

  • распечатать все страницы кассовой книги;
  • подписать 2 экземпляра документа и отнести бухгалтеру, взяв с собой ПКО и РКО, оформленные за день.

Ежегодно все распечатанные листы кассовой книги следует прошивать и пронумеровывать (в случае с заполнением формы вручную они, как мы отметили выше, должны быть прошиты и пронумерованы изначально), а после этого направлять на подпись главному бухгалтеру и руководителю компании.

«Оцифрованная» схема заполнения кассовой книги

Фирмы вправе заполнять и вести кассовую книгу без распечатки на принтере (п. 4.7 Указаний), формируя соответствующий документ полностью в электронном виде. Данная возможность может задействоваться, если в распоряжении составителя кассовой книги имеются технические средства, гарантирующие:

  • защиту от несанкционированного доступа;
  • отсутствие ошибок при внесении данных в кассовую книгу;
  • защиту от потерь информации.

Электронные образцы кассовых книг должны подписываться ЭЦП, соответствующей требованиям ФЗ № 63 от 06.04.2011. Виртуальный образец оформления кассовой книги может отличаться от формы № КО-4 по внешнему виду, но графы в нём будут такими же.

Итоги

Кассовая книга — обязательный документ при работе с денежной наличностью, будь то выручка или иные платежи. Её форма и порядок ведения строго регламентированы, а нарушения при работе с ней могут повлечь ответственность. Поэтому очень важно вести этот кассовый регистр аккуратно и без ошибок.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector