Удаленный график работы это

Как регулируется режим удаленной работы, и что должно быть в договоре?

8 августа «Общероссийский народный фронт» (ОНФ) обратился в Министерство труда и социальной защиты РФ с инициативой разрешить штатным сотрудникам компаний время от времени работать удаленно. Представители ОНФ предложили ввести понятие «временная удаленная работа» в статью 16 Трудового кодекса РФ «Режим рабочего времени».

Как сейчас регулируется удаленная работа?

Работать удаленно можно и сейчас, но обычно временная дистанционная работа регулируется лишь устными договоренностями между работником и работодателем, что может стать причиной выговоров и даже увольнений. Чтобы избежать этого, ОНФ предлагает узаконить подобный режим путем подписания письменного соглашения сторон о возможности удаленной работы в случае возникшей необходимости, например, пробок на дорогах, личных обстоятельств и т. д. А условия организации труда регулировать статьей Трудового кодекса, касающейся прав дистанционных сотрудников.

Что такое удаленная работа согласно ТК?

Согласно статье 312.1. ТК РФ, дистанционной работой считается выполнение работы, определенной трудовым договором, вне офисов работодателя или обособленных структурных подразделений, а дистанционными работниками — лица, заключившие трудовой договор об удаленной работе. Как правило, так нередко работают дизайнеры, программисты, переводчики, аналитики, сотрудники, занятые в интернет-торговле и пр.

Как должен быть оформлен такой сотрудник?

До недавнего времени такие трудовые отношения невозможно было оформить трудовым договором. Работа подобных сотрудников оформлялась либо как надомный труд, либо подписанием гражданско-правовых договоров, а бывало и так, что трудовые отношения вообще никак не оформлялись. После вступления в силу Федерального закона от 5 апреля 2013 года № 60 с сотрудниками, выполняющими удаленную работу, стали заключать трудовой договор о дистанционной работе. На таких работников распространяется действие трудового законодательства с учетом выполнения дистанционной работы.

Согласно ст. 312.2 ТК РФ, стороны могут заключить трудовой договор путем обмена электронными документами. Для приема на работу дистанционного работника работодатель должен получить от него копии документов, перечисленных в ст. 65 ТК РФ (паспорта, трудовой книжки и пр.), оформить договор, издать приказ о приеме на работу, заполнить личную карточку и, если это необходимо, оформить трудовую книжку. Все дистанционные работники включаются в штат организации наравне с обычными работниками.

Что должно быть прописано в трудовом договоре?

Согласно ТК, в трудовом договоре о дистанционной работе должны быть прописаны условия выполнения трудовой деятельности. Для дистанционного работника в договоре может быть установлен особый режим времени труда и отдыха. Таким образом, сотрудник может распределять свое рабочее время и отдых по собственному усмотрению, если, конечно, у работодателя нет особых пожеланий на этот счет и если иное не установлено договором. Например, в нем может быть указано, что работник обязан восемь часов в день быть в онлайн-доступе в сети интернет или выполнять определенную работу четыре часа подряд в дневное время.

В документе также прописываются порядок предоставления дистанционному работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и основания для расторжения трудового договора.

Почему не стоит договариваться о дистанционке исключительно устно?

«В трудовом договоре обязательно должно быть прописано место работы. Если речь идет не о дистанционных сотрудниках, то в качестве места работы, как правило, пишут наименование работодателя и населенный пункт, например ООО “Ромашка”, г. Москва. В Трудовом кодексе есть ряд норм, из которых следует, что работник должен приходить на рабочее место и выполнять там свои обязанности. Из этого можно сделать вывод: если сотрудник не появляется на рабочем месте в ООО «Ромашка», то это прогул. Возможность выполнять работу в ином месте, отличном от того, которое указано в трудовом договоре, оформляется командировкой», — говорит юрист, эксперт по трудовому праву, член Палаты налоговых консультантов РФ Валентина Яковлева.

Эксперт отмечает, что устные договоренности имеют место в небольших компаниях: работник может попросить руководство разрешить ему поработать из дома. «Но с точки зрения закона это все должно оформляться: либо отсутствие как прогул, либо как командировка, даже если он работает дома или сидит за компьютером в каком-то кафе», — объясняет Яковлева.

Для дистанционных сотрудников, говорит эксперт, место работы может быть вообще не указано, поскольку оно может быть плавающим. «Работник может работать как дома, так и в кафе или где-нибудь за рубежом. Но обязательно указывается наименование работодателя. Если такому работнику нужно будет приехать в офис, то это тоже оформляется как командировка. Такой вывод следует из Трудового кодекса», — говорит юрист.

Можно ли в каких-то случаях требовать перевода на удаленную работу?

По словам Яковлевой, работник не может требовать перевода на удаленную работу, поскольку трудовое законодательство не содержит конкретных оснований для этого. «Он может попросить, и, если работодатель согласен, то оформляется дополнительное соглашение, в котором прописываются новые условия работы. А оснований требовать у работника нет никаких. Даже женщины, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, которые имеют право получать пособие по уходу и работать на дому, не вправе требовать. Даже им работодатель может отказать в выполнении работы на дому», — говорит эксперт.

Компенсируют ли сотруднику амортизацию собственной техники, электричество и т. д?

По соглашению сторон работодатель и его сотрудник самостоятельно определяют размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащего им или арендованного ими оборудования и иных средств, а также правила возмещения других, связанных с удаленной деятельностью расходов. «Если работник использует свое имущество в интересах работодателя, то ему обязательно должны выплачивать компенсацию. Это правило применимо как при дистанционной работе, так и при любой другой», — говорит Яковлева.

При каких условиях работодатель может перевести сотрудника на удаленку?

Это можно сделать по соглашению сторон. «При наличии причин, связанных с изменением организационных и технологических условий труда, по соглашению сторон можно вносить любые изменения. В принципе, такой вариант возможен, если говорить о переезде или случаях, когда меняется специфика работы. Работодатель должен уведомить сотрудников о предстоящих изменениях не менее чем за два месяца. Соответственно, те, кто согласен, переводятся на удаленную работу, а те, кто не согласен, могут быть уволены», — говорит Яковлева.

Какие преимущества от дистанционной работы получают работодатель и работник?

Удаленная работа является хорошим решением для людей с ограниченными возможностями и женщин, у которых маленькие дети. Заключив договор о дистанционной работе, они получают возможность трудиться официально и иметь комфортные условия труда. «Их рабочий график так или иначе определен трудовым договором. Но такие работники имеют возможность проснуться и, например, сидеть в домашней одежде за компьютером и работать», — говорит эксперт.

Преимуществом для работодателя является перераспределение трудовых сил, в частности, в регионах, где есть нехватка специалистов отдельной отрасли. Кроме этого, небольшие компании зачастую не могут позволить себе необходимые площади, а за счет найма дистанционных работников они могут решить эту проблему. Работодатель также экономит ресурсы, может сократить расходы на перевод сотрудников из одного города в другой.

«Работодателю не нужно держать под конкретного сотрудника рабочее место и нести все сопутствующие расходы, связанные с организацией рабочего места, такие как обеспечение водой, соблюдение санитарно-бытовых условий и т. д. Ведь в расходы на отдельного работника входит электричество, стол, стул, компьютер и т. п. Кроме этого, работодателю не нужно проводить специальную оценку рабочего места: для удаленных сотрудников ее не проводят», — перечисляет Яковлева.

Как быстро переключиться на удаленный формат работы

Я не буду описывать здесь необходимость очевидного инструментария для удаленной работы:

• выделенного ноутбука с хорошей гарнитурой (микрофоном и наушниками);
• доступности всей необходимой для работы инфраструктуры (специальных программ);
• наличие групповых чатов для общения.

Всё это важно и должно быть настроено. Также подразумевается, что у команды налажены процессы — она синхронизировано работает на ежедневной основе, у нее есть культура коммуникации. Это тоже необходимая база для того, чтобы дистанционная работа была успешной.

Но проблемной зоной могут стать не только инструменты, но и привычки взаимодействия. Дело в том, что при переходе на дистанционный режим работы эти привычки могут сильно измениться по сравнению с теми, которые были во время работы в офисе.

Личная производительность и здоровье

Одна из главных проблем перехода из работы в офисе на домашний режим работы — трудно настроиться на работу. Вы и ваша семья привыкли, что дома вы отдыхаете. Поэтому:

• оборудуйте дома выделенное рабочее место — это ваш переключатель «контекста», знак себе и близким, что вы в данный момент «на работе»;
• наушники с шумоподавлением — ваши друзья в сложных аудио-условиях;
• соблюдайте график (приемы еды, физическая активность, прогулки).

Хорошо помогает поставить себе слоты недоступности прямо в календарь.

Также помогает техника pomodoro: когда ставится таймер на 25 минут на рабочий блок, на 5 минут перерыва, и через каждые четыре блока делается перерыв подлиннее — на 15 минут. Конкретную продолжительность блоков работы и отдыха, конечно, можно подстроить под себя.

Согласуйте свой график с теми, с кем вы живете, чтобы в рабочие часы вас не беспокоили. Иначе это грозит постоянным внеплановыми перескоками с рабочих вопросов на домашние. Но на подстройку уйдет какое-то время, будьте к этому готовы, спокойно возвращайте себя и ваших близких к соблюдению договоренностей.

Еще переключению себя с режима отдыха на рабочий режим помогают разные ритуалы. Например, переодеться в «рабочую» одежду и снять ее по окончании рабочего дня. Или выйти на прогулку на 10-15 минут, вернувшись — заняться рабочими вопросами.

Групповая производительность

Если вы привыкли решать рабочие вопросы на очных встречах и совещаниях или общаясь с коллегами, которые сидят в полуметре от вас, то теперь придется перестроиться. Есть простые правила.

1. Включайте видеокамеру во время созвонов. Даже групповых. Визуальный контакт так же важен, как аудиальный. Это позволяет передать гораздо больше информации и лучше сконцентрироваться.

2. Если не получается в переписке решить вопрос за 10 минут (30-50 сообщений), лучше договориться о созвоне.

3. Фиксируйте результаты устных договоренности в переписке.

4. Договоритесь о времени регулярных совместных онлайн-встреч команды. Ко времени встречи, обычно необходимому для решения рабочих вопросов, добавьте сверху 5-10 минут, чтобы люди обменялись приветствиями и личными новостями. Важно сохранить живое общение — это поможет всем по-прежнему чувствовать себя частью команды.

5. Если вы до сих пор не пользовались онлайн-календарями, теперь самое время начать это делать: назначайте там друг другу встречи и не забывайте появляться на них вовремя. Сделайте личные календари доступными для коллег. Тогда, назначая онлайн-встречи, можно будет сразу выбирать время, удобное всем, ориентируясь на слоты в календарях.

6. Во время встреч не перебивайте коллег, давайте другим возможность высказать точку зрения. Хорошо, если на групповой встрече кто-то может взять на себя роль фасилитатора.

Технические моменты

Да, я обещал не останавливаться на очевидном инструментарии, поэтому здесь очень кратко:

• убедитесь в наличии качественных микрофона и наушников. Встроенные микрофоны не всегда хорошо работают во время созвонов;
• заранее (еще до полного перехода на «удаленку») убедитесь в доступности всех необходимых вам удаленных ресурсов — например, что удаленный доступ к сетевым папкам настроен правильно и работает;
• проверьте качество интернет-связи дома.

Советы для руководителей (тимлидов, продакт-менеджеров)

При долгом режиме «удаленки» обязательно проводите периодически с каждым членом команды созвоны один на один. Это инструмент для измерения «температуры» и реагирования на состояние команды.

Если переход на дистанционную работу затянется больше чем на месяц, то понадобится инструмент кросс-командной синхронизации. Например, Q&A-сессия (ответы на накопившиеся вопросы) с тем, кто может показать картинку компании шире: CEO, CTO, CPO и так далее (как бывает при подведении итогов квартала, только чуть чаще и с возможностью интерактива).

Иногда, чтобы онлайн-встреча прошла продуктивнее, надо сделать какой-то общий визуал. Что тут может помочь:

• используйте функцию показа экрана (screen sharing). Так можно показать и дизайн, и просто на набираемый текст. В Slack есть рисование на экране — удобно использовать, чтобы обратить внимание на конкретный обсуждаемый блок;
• инструменты по типу Miro (но на их освоение может уйти какое-то время и не факт, что будет быстрый старт и помощь);
• самый простой вариант для быстрого обсуждения — набросать блок-схему от руки на листочке, сфотографировать и прислать в чат. Как минимум, это будет опорная точка для выработки решения.

Офис во время чумы: как организовать работу отдела на удаленке и не разорить компанию

Forbes продолжает серию колонок Алены Владимирской — известного HR-специалиста, основательницы «Лаборатории карьеры Алены Владимирской», в которых она рассказывает о жизни «белого воротничка» по имени Леонид — 37-летнего топ-менеджера в крупной российской корпорации. В шестом эпизоде карьерного сериала Леонид переводит свой отдел на удаленный режим работы, обнаруживает массу узких мест в коммуникации и пытается не сорвать сроки сдачи проекта.

Уходим, уходим, уходим

Утром в рабочей почте Леонид обнаружил письмо от руководства:

«В связи с угрозой распространения коронавируса мы рекомендуем сотрудникам полностью перейти на работу из дома. Просим вас организовать бесперебойную работу своих отделов — ситуация не должна отразиться на результатах. Сроки запуска новых проектов и объемы продаж не изменяются».

«Да ну как так?!» — подумал в сердцах Леонид, но все же сел и написал письмо сотрудникам своего отдела:

«Коллеги, руководство настоятельно рекомендует всем перейти на удаленный режим. Поэтому с понедельника начинаем работать из дома.

Но прошу вас не забывать — это не отпуск и не неделя выходных. Все показатели и сроки по проекту прежние».

Если вы не можете обеспечить мне доступ к данным — это не моя проблема, а ваша

Реакция была разной. Кто-то молниеносно ответил: «Я не смогу из дома, у меня маленький ребенок, я там с ума сойду». Кто-то обрадовался. Кто-то промолчал. Проанализировав реакцию отдела, Леонид понял: из десяти ключевых сотрудников категорически не желают работать из дома двое.

Самого Леонида новость о переходе на удаленку гораздо больше обеспокоила, чем обрадовала. Его проект должен запуститься уже через два месяца, сроки летят, команда еще не до конца сбалансирована. И в таких условиях изменение формата точно не поспособствует успешному завершению. Но и оставить всех в офисе волевым решением Леонид не может, это будет противоречить политике компании. Надо подчиняться.

Леонид прекрасно понимал, что ему нужно будет очень быстро найти ответы на вопросы, связанные с переходом на удаленку, в частности:

— Все ли сотрудники работают на ноутбуках, которые можно унести домой? Что делать тем, кто работает на стационарных компьютерах?

— Если рабочие компьютеры нельзя унести домой, есть ли у компании инструменты, которые позволят использовать в корпоративных целях собственное «железо»?

— Как организовать удаленное и защищенное подключение к офисной компьютерной сети?

— Как получить доступ к данным, которые не выходят за пределы офиса из соображений информационной безопасности?

— И пятый, самый сложный — как организовать постоянную коммуникацию? Программистам, которыми руководит Леонид, надо постоянно общаться друг с другом, «делиться экранами» — они вместе пишут один код. А для такого уровня общения Skype не подходит — слишком нестабильно и слишком небезопасно.

Преступление и изоляция

В ближайший понедельник, когда вступил в силу план «работаем из дома», Леонид попытался провести установочную планерку по «скайпу». Но уже на этапе настройки получил письмо от отдела информационной безопасности следующего содержания: «У нас нельзя Skype. Для коммуникации мы можем использовать только внутреннюю систему видеоконференций».

Леонид попытался связаться с ведущим программистом, но выяснилось, что тот уехал в деревню — и местный интернет никаких видеоконференций не тянет.

— А ты зачем так далеко уехал? — спросил программиста Леонид.

— Ну, в целях самоизоляции, — ответил программист. — У меня вся семья там, подальше от города.

— Сделай себе там хотя бы интернет нормальный.

— Попробую, но это займет дня три.

В тот же день проявилась еще одна проблема, которой никто не ждал: программисты один за другим начали писать Леониду, что не видят данных, необходимых им для работы. Почему это происходило, никто не мог понять. Сначала думали, что что-то с интернетом, потом — что-то с доступами. У тех, кто остался работать в офисе, все было в порядке.

Проблему не удалось решить и к концу дня — по неизвестной причине все, кто работал удаленно, не могли увидеть определенного куска данных. Леонид написал письмо в отдел информационной безопасности: «В связи с переходом на удаленный режим у нас в отделе возникли сложности с доступом к данным. Прошу временно изменить политику безопасности». Ответ был коротким: «Это невозможно».

— Сколько это может стоить? — не сдавался Леонид.

— Пять, — ответили ему

Безопасники дали ясно понять, что утечка данных грозит виновнику уголовной ответственностью.

— Но у меня проект горит. И вы тоже видели распоряжение руководства — не снижать показателей. А у меня они снижаются, потому что из дома сотрудники не могут получить доступ к данным. Дайте доступ — и мы все наладим.

— Распоряжение распоряжением, а у нас ответственность. Вплоть до уголовной. Так что нарушать периметр безопасности мы не станем ни при каких обстоятельствах.

— А если я предложу вам способ обойти наши внутренние правила безопасности? — предпринял последнюю попытку Леонид.

— Это пятнадцать, — ответили безопасники, и разговор закончился.

Вернуть всех

Проблему надо было решать, и Леонид отправился к руководству.

— Я понимаю безопасников, — сказал он, — у них своя зона ответственности, и они действуют совершенно правильно. Но у меня из-за этих данных практически встал проект. А сроки горят. И проект важный. Надо что-то придумать.

— Тогда тащи своих в офис, раз такое дело, — ответило руководство.

Леонид, внутренне торжествуя, написал своим сотрудникам еще одно письмо: «Коллеги, похоже, нам придется вернуться в офис».

— Ну нет, — ответил один из программистов, — я не поеду. У меня родители пожилые, а до офиса два автобуса и метро. Я не готов рисковать их жизнью ради какого-то там проекта.

Кто-то сразу согласился. Кто-то вспомнил настоятельную рекомендацию руководства оставаться дома.

— Есть приказ по компании, я могу работать удаленно. А если вы не можете обеспечить мне доступ к данным — это не моя проблема, а ваша.

— Сколько это может стоить?

Кто-то потребовал компенсировать расходы на такси. Леонид написал в HR-отдел, попросил дополнительный бюджет. Ему ответили, что денег нет.

В итоге из 25 сотрудников почти половина согласилась вернуться в офис, еще пятеро могли полноценно работать из дома.

Леонид снова пошел к руководству:

— Я вернул в офис всех, кого смог. Но это только половина моих людей. Многие просто боятся выходить из дома, за родственников беспокоятся. Давайте все-таки попробуем что-то сделать с безопасностью. Сегодня у нас так, а завтра будет хуже, и нам правда придется разогнать всех по домам — масштабы проблемы могут расти неконтролируемо. А доступ к этим данным в удаленном режиме может понадобиться не только мне, но и вам, и самим безопасникам. Нам всем придется работать в новой действительности.

Аргументы подействовали, и отделу безопасности сверху было спущено распоряжение найти техническое решение для обеспечения удаленного доступа к данным для сотрудников отдела, которым руководил Леонид. Безопасники пообещали решить вопрос за три дня. Но Леонид не мог позволить себе потерять столько времени. Поэтому тем, кто отказывался возвращаться, он написал: «Коллеги, вынужден еще раз попросить вас поработать в офисе. Это только на три дня. Как только нам починят доступ — мы сразу же перейдем обратно на режим самоизоляции. Я все понимаю, но сейчас другого выхода просто нет».

Из своего кармана

Еще одной неожиданной проблемой, связанной с работой из дома, стал дефицит виртуальных переговорок — серверных мощностей, обеспечивающих качество видеоконференций. Когда конференции проводились один-два раза в день, серверов хватало, а вот теперь, когда видеосвязь стала единственным способом коммуникации, застолбить место стало возможно только на послезавтра. А программистам Леонида надо общаться прямо сейчас, они вместе пишут один код. В офисе они могли прийти друг к другу в кабинет, поговорить в курилке, уединиться, на крайний случай, в кафе напротив на пару часов.

В условиях самоизоляции самые ответственные сотрудники стали ездить друг к другу в гости. Но глобально это проблему тоже не решало.

Леонид продолжил шествие по техническим специалистам и на этот раз обратился к службам, обслуживающим сервера:

Как оформить сотрудника на удалёнку

Работать без присутствия в офисе и без ущерба для дела могут многие специалисты — например, менеджеры по продажам, операторы кол-центра, программисты, маркетологи, бухгалтеры, юристы, журналисты, сотрудники службы поддержки и представители любых профессий, для выполнения функций которых достаточно иметь дома компьютер и интернет (SMM-менеджеры, таргетологи, модераторы и редакторы сайтов и так далее).

Для многих соискателей возможность работать из дома — преимущество. Запросы «удаленная работа», «работа на дому» — одни из самых популярных у пользователей hh.ru при поиске вакансий.

Удаленный формат работы выгоден и работодателю: можно экономить деньги на аренде офиса, оборудовании и специальной оценке рабочих мест. Даже на зарплате — если нанять специалиста из региона, где уровень зарплат заметно ниже, чем в вашем городе, и договориться с ним на меньшую зарплату, чем вам пришлось бы платить специалисту из вашего города. Есть исследования, которые показывают, что уровень вовлеченности в работу у удаленных сотрудников даже выше, чем у тех, кто работает в офисе.

Как оформить удаленных сотрудников

На практике заключают разные договоры:

1. Договор гражданско-правового характера (подряда или оказания услуг). Но если в вашем случае есть признаки именно трудовых отношений, то это точно так же рискованно, как если бы сотрудник, оформленный по договору ГПХ, работал в вашем помещении. Мы подробно рассказывали про эти риски здесь.
2. Обычный трудовой договор, где местом работы указан адрес работодателя и никак не прописано, что работа будет дистанционной. Чаще всего так бывает просто из-за нежелания вникать в нюансы оформления удалёнки. Но этот вариант не в пользу работодателя — вы не сможете использовать преимущества трудового договора о дистанционной работе.
3. Особый трудовой договор — о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ).

Теоретически есть еще один вариант — договор о надомной работе (это тоже особое понятие согласно трудовому законодательству). Но, во-первых, он подходит не для любой удаленной работы, так как предполагается, что работник изготавливает на дому какую-то продукцию (шьет, мастерит и так далее). Во-вторых, юристы предупреждают, что у договора о надомной работе есть недостаток.

Кстати, не стоит думать, что если сотрудник не бывает на вашей территории, то его можно вообще никак не оформлять, потому что юридические риски ниже. Поскольку с такими сотрудниками обычно идет плотное взаимодействие по рабочим вопросам по электронной почте, им нетрудно доказать фактические трудовые отношения, предъявив переписку.

О том, как заключить обычный трудовой договор, мы рассказывали здесь. В чем же разница между этим вариантом и особым договором о дистанционной работе?

Преимущества договора о дистанционной работе

Дополнительные основания увольнения. В договоре о дистанционной работе можно установить дополнительные по отношению к указанным в законе основания увольнения (п. 1 ст. 312.5 ТК РФ). В обычном трудовом договоре это не допускается.

Это важно, потому что реальных возможностей контролировать дистанционных сотрудников у вас меньше, чем тех, кто работает на вашей территории. Если обычный сотрудник просто не придет на работу без уважительных причин, вы можете уволить его за прогул. А как быть, если ваш дистанционный сотрудник перестанет выходить на связь? Оформить прогул не получится, потому что прогул — отсутствие на рабочем месте, а человек работает дома и вообще в любом месте, где ему удобно. Поэтому специальное условие будет очень кстати.

Проще с охраной труда. Проводить специальную оценку условий труда в отношении рабочего места дистанционного сотрудника не нужно. Это прямо установлено в законе (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 28.12.13 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).

Обязанности работодателя по охране труда дистанционного сотрудника вообще ограничиваются всего тремя пунктами:

• Такого сотрудника, как и любого другого, нужно страховать от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
• Дистанционного работника нужно ознакомить с требованиями охраны труда. Но не в любом случае, а только если он работает с оборудованием и средствами, которые ему рекомендовал или предоставил работодатель;
• Если удаленный сотрудник получает травму во время работы или у него развивается профзаболевание, работодатель обязан эти случаи расследовать, как и несчастные случаи на производстве или профзаболевания обычных сотрудников.

Особенности договора о дистанционной работе

У договора о дистанционной работе есть несколько особенностей.

1. Интернет

Этот договор предназначен для случаев, когда сотрудник использует интернет для выполнения трудовых функций (то есть сама работа связана с интернетом) и для обратной связи с работодателем (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). Но это не значит, что заключить его можно только с представителями интернет-профессий.

2. Фраза про дистанционность

По словам Анны Ивановой, главный признак договора о дистанционной работе — то, что у работника нет рабочего места, находящегося под контролем работодателя.

В договоре обязательно нужно указать, что работа выполняется дистанционно. Туманной фразы о том, что сотрудник может работать удаленно, недостаточно. Написать можно, например, так:

Обычно еще дополнительно пишут, что местом выполнения работы является местонахождение работника, но это необязательно.

3. Отчетность работника

Нужно продумать и прописать в договоре порядок и сроки предоставления сотрудником отчетов о проделанной работе (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ).

4. Средства труда

Обязательно надо написать про оборудование, программное обеспечение, средства защиты информации (поскольку работа и взаимодействие по рабочим вопросам связаны с использованием интернета) и другие средства, которые использует работник. Потому что по закону всем необходимым для работы сотрудника должен обеспечить работодатель.

Возможны два варианта:

• Всем этим его обеспечивает работодатель. Тогда нужно написать, что и в каком порядке, в какие сроки.
• Сотрудник обеспечивает себя всем этим сам, но тогда нужно установить размеры, порядок и сроки выплаты работнику компенсации за использование его средств (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ).

Кстати, во втором случае можно указать в договоре, что сотрудник обязан использовать оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, рекомендованные работодателем.

Например, вам нужно, чтобы человек работал в конкретных профессиональных программах и использовал определенные средства связи (конкретные мессенджеры и так далее). Вы можете его обязать это делать. Но если эти программы и другие средства платные, то вы должны ему компенсировать их приобретение либо организовать удаленный доступ к программе, которая установлена у вас во внутренней сети.

Если оборудования и средства предоставляете вы или хотя бы рекомендуете сотруднику, что ему применять, то нужно под роспись ознакомить его с требованиями охраны труда при работе с этим оборудованием и средствами.

5. Режим работы

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работник устанавливает себе по своему усмотрению (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ). Но в договоре можно установить «иное». Что это значит? Стандартное условие о режиме работы, например, с 9:00 до 19:00 с перерывом на обед кажется комичным, учитывая, что его выполнение на «дистанционке» очень трудно будет проконтролировать.

На практике пишут просто общее количество рабочих часов в неделю, а подробности — в зависимости от характера работы (надо ли вам, чтобы сотрудник всегда был на связи в ваши обычные рабочие часы или это не обязательно). Например, так:

• Режим рабочего времени и времени отдыха работник устанавливает самостоятельно.

• Работник должен быть доступен для связи с ним со стороны работодателя с использованием таких-то средств связи по будним дням в такой-то период (например, с 10:00 до 19:00).

• Режим рабочего времени и времени отдыха работник устанавливает самостоятельно, но с учетом того, что он должен быть доступен для связи с ним со стороны работодателя с использованием таких-то средств связи в такой-то промежуток времени в будние дни.

Только не забудьте указать, по какому часовому поясу будет определяться время, если вы с сотрудником находитесь в разных часовых поясах.

6. Трудовая книжка

Можно обойтись без нее. То есть сотрудник может не передавать вам трудовую книжку для записи о работе и хранения, а если у этого сотрудника еще нет трудовой книжки, вы не обязаны ее ему заводить. Только про это нужно написать в договоре, если такого условия не будет, то трудовая книжка нужна, как обычно.

Как оформить договор о дистанционной работе

Если сотрудник живет в вашем городе, то не проблема встретиться с ним для подписания договора и остальных необходимых для приема документов. И не проблема договариваться о встрече каждый раз, когда надо подписать другие кадровые документы (например, заявление на отпуск и приказ об отпуске).

Но если человек живет далеко от вас в другом регионе, ситуация сложнее. Обмен по электронной почте или в мессенджерах обычными отсканированными копиями документов с подписью юридической силы иметь не будет. То есть трудовой договор так заключить нельзя — его условия просто не будут действовать. И кадровых документов в таком виде тоже всё равно что не существует, они не выдержат проверки трудовой инспекции. Нужна «живая» подпись.

Вариант с электронной подписью. Закон разрешает заключить договор о дистанционной работе «путем обмена электронными документами». Но это должны быть не просто отсканированные копии, а электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью.

Кадровые документы, с которыми сотрудник должен быть ознакомлен под роспись, тоже можно отправлять с электронной подписью, это приравнивается к бумажному оригиналу.

В течение трех дней после заключения трудового договора с помощью электронной подписи вы должны отправить сотруднику заказным письмом оформленный надлежащим образом экземпляр этого договора на бумаге (с подписью и печатью со своей стороны). То есть у него должен быть не только электронный, но и обычный бумажный вариант.

Вариант без электронной подписи. Когда работодатель и работник не хотят заводить себе электронную подпись и при этом находятся слишком далеко друг от друга для очных встреч, они обмениваются оригиналами подписанных документов заказными письмами, а всю кадровую документацию работник подписывает вживую при случае, когда есть возможность приехать.

Только нужно понимать, что у такого варианта есть риски: если придет с проверкой трудовая инспекция и у вас в этот момент не окажется оригинала какого-либо кадрового документа, подписанного дистанционным сотрудником (он еще не дошел до вас по почте), и обмена электронными документами с электронной подписью с ним тоже не было, то вам грозит ответственность за нарушение трудового законодательства. И если возникнет трудовой спор с самим сотрудником, а вы не сможете доказать какой-либо факт документом с его «живой» подписью либо электронным документом с электронной подписью, вы рискуете проиграть. Хотя иногда в таких случаях суды встают на сторону работодателя.

Кстати, обмениваясь по почте оригиналами документов с работниками, используйте такой вид отправления, как заказное письмо с уведомлением о вручении, и не забывайте делать опись вложения. По словам Анны Ивановой, основная проблема дистанционной работы — это как раз риски коммуникации с работником в случае конфликта.

А если сотрудник живет за границей?

Минтруд России придерживается мнения, что договор о дистанционной работе с иностранцем либо с российским гражданином, который живет за границей, заключать нельзя, в этих случаях подходят только договоры гражданско-правового характера. Аргументы: российское трудовое законодательство действует только на территории нашей страны. Министерство разъяснило это в письмах от 07.12.2016 № 14-2/ООГ-10811 и от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245.

Юристы эту позицию не разделяют, хотя на практике в таких случаях чаще встречаются гражданско-правовые договоры (возможно, как раз из-за мнения Роструда).

Кстати, еще нужно учитывать, что тот, кто постоянно или преимущественно (по 183 дня и более в течение 12 следующих подряд месяцев) живет за пределами России, не считается ее резидентом для целей уплаты налогов. Доходы от работы, которую он выполняет вне России, не облагаются НДФЛ в России.