S-p.su

Антикризисные новости
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Депозитарное хранение документов это

Статья 18. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

Статья 18. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся:

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 23 мая 2016 г. N 149-ФЗ в пункт 1 части 1 статьи 18 настоящего Федерального закона внесены изменения

1) постоянно — в государственных архивах, музеях, библиотеках и научных организациях, включенных в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации;

ГАРАНТ:

Положения пункта 2 части 1 статьи 18 настоящего Федерального закона об органах местного самоуправления муниципального района и городского округа и о муниципальных архивах вступают в силу с 1 января 2006 г. и до наступления этой даты применяются исключительно к правоотношениям, возникающим в связи с изменением границ либо преобразованием муниципальных образований

2) временно — в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 18 июня 2017 г. N 127-ФЗ часть 2 статьи 18 настоящего Федерального закона изложена в новой редакции

2. Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации, перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации. Сроки и условия депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов устанавливаются в договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти и организациями с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

3. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

1) постоянно — в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;

2) временно — в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 23 мая 2016 г. N 149-ФЗ в часть 4 статьи 18 настоящего Федерального закона внесены изменения

4. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также научную организацию, включенную в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм настоящего Федерального закона.

ГАРАНТ:

Федеральным законом от 13 мая 2008 г. N 68-ФЗ статья 18 настоящего Федерального закона дополнена частью 5

5. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в собственности центров исторического наследия президентов Российской Федерации, прекративших исполнение своих полномочий, подлежат постоянному хранению.

ГАРАНТ:

См. комментарии к статье 18 настоящего Федерального закона

Депозитарное хранение документов

Большинство компаний с интенсивным документооборотом сталкивается с вопросом организации хранения документации и необходимостью создания архива. Однако не все из них способны выделить для этого и, соответственно, оборудовать помещение, а также обеспечить штатными сотрудниками для ведения архива и работ по сохранности находящихся в нем материалов. Поэтому в качестве альтернативы используется депозитарная форма.

Читать еще:  Депозитарно клиринговая компания

Согласно закону № 125 от 1 октября 2004 г., депозитарное хранение документов – это обеспечение внеофисного хранения документации в архивах специализирующихся на этом компаний, в государственных архивах, а также в библиотеках и музеях на основе заключенного договора между организацией и исполнителем с сохранением всех прав собственника на хранимый документ и возможностью распоряжаться им на свое усмотрение.

Особенности

Организация-собственник, заключив с компанией-исполнителем договор, передает последней предварительно отсортированные и подшитые в дела документы (отбор, сортировку и подшивку при необходимости также можно возложить на исполнителя) в бумажном и цифровом варианте. Исполнитель, в свою очередь, обязуется хранить материалы в соответствии со всеми требованиями законодательства и рекомендациями Минкульта по срокам хранения.

Все переданные материалы маркируются штрихкодом, размещаются в архивные короба, ячейки или выделенные хранилища.

Опись документов, наименование организации, сроки хранения, даты поступления, место расположения в архиве заносятся в специализированный программный комплекс. При этом короба обезличены для максимальной безопасности от несанкционированного доступа.

Заказчик вправе запросить любой из архивных документов. Для этого необходимо оформить заявку с печатью организации на имя исполнителя, где требуется также уточнить, на какой срок берется документация.

Доступ к материалам может предоставляться только тем должностным лицам, кандидатуры которых согласованы между заказчиком и исполнителем. Архивная документация может быть предоставлена как в оригинале, так и в виде скан-копии, если оригинал не требуется.

Все заявки фиксируются как в бумажном, так и в электронном варианте.

Требуемые технические условия

В архивных хранилищах должны поддерживаться температурный режим и влажность, при которых бумажные материалы могут сохраняться долгий срок без разрушения. Необходима изоляция от ультрафиолетовых лучей, что также негативно влияет на целостность бумажных носителей.

Периодически требуется проведение профилактических мероприятий для предотвращения появления грибка и плесени.

Помещение должно соответствовать всем нормам пожарной безопасности.

В архиве должны быть установлены сигнализация и посты охраны. Уборка помещений может производиться только под наблюдением работников охраны или ответственных должностных лиц.

Преимущества

Депозитарное хранение документов можно назвать отличной альтернативой организации архива собственными силами. Специализированные компании обеспечат полную сохранность переданной документации в соответствии со всеми нормами действующего законодательства при оперативном доступе к ним по заявке клиента. Также обеспечивается и доставка затребованных заказчиком материалов. Стоимость внеофисного хранения не будет превышать расходов на самостоятельную организацию архива и его содержание, а также затрат на заработную плату архивных работников. Это приведет к высвобождению средств, которые пойдут на развитие бизнеса или модернизацию производства. То есть наблюдается прямая выгода. Особенным аспектом являются оперативность и отсутствие путаницы. Документация в архив поступает после тщательной сортировки с изъятием материалов, требующих уничтожения (дубликаты, копии и т. п.). Каждый документ зафиксирован в описи и электронном списке, по которым он оперативно может быть найден в архиве. Запрошенный материал заказчик получает либо в день заявки, либо на следующий день после ее подачи. Скан-копии предоставляются в тот же день на оговоренную ранее электронную почту. Чаще всего подобного порядка и оперативности невозможно достичь при нахождении и циркуляции документации между отделами и «самодельным» архивом предприятия. В результате чего депозитарное хранение архивных документов предстает в весьма выгодном свете. Архивные работники аутсорсинговой компании оперативно проводят экспертизу хранимых материалов на соответствие срокам хранения согласно требованиям законодательства и в случае их истечения производят уничтожение документов с составлением всех необходимых актов.

Читать еще:  Федеральная корпорация страхования депозитов

Почему мы?

Наша компания является одной из самых крупных и опытных на территории Москвы и России. Миллионы единиц хранимой документации, лучшие архивные помещения, соответствующие всем нормам, профессиональные работники и тысячи довольных клиентов стали важным положительным фактором выбора нашей компании как исполнителя. Качество работы наших специалистов, стоимость услуг и условия хранения документов вас приятно удивят!

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Ольга Куликова, руководитель отдела по работе с клиентами

Депозитарное хранение документов

Финансовый словарь Финам .

Смотреть что такое «Депозитарное хранение документов» в других словарях:

депозитарное хранение документов — Хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права… … Справочник технического переводчика

депозитарное хранение документов — 110 депозитарное хранение документов: Хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

ДЕПОЗИТАРНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ — хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе академиями наук Российской Федерации, имеющими государственный статус, за исключением Российской академии наук) в… … Юридическая энциклопедия

Депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ — 15) депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе государственными академиями наук, за… … Официальная терминология

ДЕПОЗИТАРНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ — согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе академиями наук… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ДЕПОЗИТАРНОЕ ХРАНЕНИЕ — ДЕПОЗИТАРНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ … Юридическая энциклопедия

ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Вологодская областная универсальная научная библиотека имени И. В. Бабушкина — Месторасположение Вологда Основана 1919 год Собрание Предметы собрания книги, периодические из … Википедия

ДЕПОЗИТАРНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ — оказание услуг по хранению сертификатов ценных бумаг и (или) учету и переходу прав на ценные бумаги. Депозитарием (в этом смысле) может быть только юридическое лицо. Депозитарий. несет гражданско правовую ответственность за сохранность… … Энциклопедия юриста

Вологодская областная универсальная научная библиотека имени И.В. Бабушкина — Месторасположение Вологда Основана 1919 год Собрание Предметы собрания … Википедия

Читать еще:  Округление процентов по депозиту каждый день

Депозитарное хранение документов

Каждый руководитель несет ответственность за обеспечение и сохранность отчетных форм и финансовых документов в течение установленного законодательством времени. Соблюдение условий и сроков архивирования – процесс довольно трудоемкий. Депозитарное хранение документов — это один из надежных способов сохранности документации, имеющей важное социальное, экономическое и финансовое значение для предприятия или компании.

Архив депозитарного хранения — основные сведения

Прием на ответственное сохранение осуществляется на основании договора, заключенного между собственником документации и хранилищем. При этом за владельцем закреплено исключительное право собственности на сданный архив. Документация принимается как на бумажных, так и на цифровых носителях. После заключения договора все поступающие материалы регистрируются и маркируются в установленном порядке.

Договор о депозитарном хранении определяет:

  • порядок учета и архивно-технической обработки;
  • порядок проведения оценочной экспертизы;
  • ответственность, обязанности и права сторон;
  • порядок затребования и организация доступа к архивным материалам;
  • срок, в течение которого гарантируется депозитарное хранение документов в архиве.

Все сведения заносятся в электронную систему, а при необходимости оперативно предоставляются владельцу по его требованию. Сроки хранения депозитарных документов могут корректироваться, при условии составления дополнительных соглашений, прилагаемых к основному договору.

Мы предоставляем услуги по хранению документов сроком:

  • до 10 лет;
  • свыше 10 лет;
  • на неограниченный период.

Список сотрудников, имеющих доступ к материалам, поступившим на депозитарное хранение, в обязательном порядке согласовывается с собственником. Впоследствии, выдача носителей производится только по официальной заявке с подписью лица, внесенного в список. Все операции с носителями информации фиксируются в двух экземплярах в бумажном и электронном вариантах.

Преимущества депозитарного хранения документов

Всё больше организаций предпочитают пользоваться услугами компаний, обеспечивающих депозитарное хранение архивных документов.

Обращение в нашу компанию, это:

  • возможность избежать лишних затрат, связанных с обучением работников, оплатой их труда, аренды оборудования и дополнительных помещений;
  • сохранность и учет на протяжении срока действия договора;
  • регулярное проведение экспертизы на соответствие документации архивному законодательству;
  • полная конфиденциальность и защита от утечки важной корпоративной информации;
  • своевременное уничтожение носителей, срок годности которых истек с составлением необходимых актов.

Одним из главных условий нормального функционирования архивного хранилища является его соответствие установленным требованиям.

Как организовать данный вид хранения?

В отличие от стандартных складов, организованных в офисах или на предприятиях, организация депозитарного хранения документов требует повышенной защиты. Для создания безопасных условий хранения документов в архиве склады должны находиться под круглосуточной военизированной охраной, а также быть оборудованы:

  • системами видеонаблюдения;
  • автоматической охранно-пожарной сигнализацией;
  • эффективными средствами пожаротушения.

В помещении, где производится депозитарное хранение документов, должна быть предусмотрена возможность регулирования температурного режима и влажности воздуха. Современные архивы оборудованы специальными термометрами, гидрометрами или электронными системами климат-контроля, подающими сигнал при отклонении показаний от нормы.

Также сектор депозитарного хранения оснащается защитой от ультрафиолетового излучения, негативно влияющего на состояние документации. Для профилактики образования плесени, грибка или грызунов помещение должно обрабатываться профилактическими антисептическими средствами с периодичностью, регламентированной санитарно-гигиеническими нормативами.

Наша компания предоставляет государственным и коммерческим организациям Москвы услуги по внеофисному хранению документов. Свою деятельность мы осуществляем в соответствии с действующими нормами законодательства РФ, о чем свидетельствуют выданные нам лицензии и сертификаты государственного образца.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector